Je hebt plannen voor een zorgorganisatie, weet welke doelgroep je wilt ondersteunen en misschien zijn de eerste medewerkers en een locatie al in beeld. Dan komt een belangrijke vraag: hoe ga je de zorg financieren?
Wanneer je zorg wilt leveren waarvoor een gemeente zorgaanbieders contracteert, kun je te maken krijgen met een aanbesteding of andere inkoopprocedure. Zeker voor een startende zorgorganisatie kan zo’n traject ingewikkeld zijn. Je moet niet alleen vertellen wat je wilt doen, maar vooral onderbouwen dat jouw organisatie in staat is om passende en kwalitatief goede zorg te leveren.
Hoe positioneer je jouw zorgorganisatie en welke rol spelen beleid, personeel en kwaliteit daarbij?
Wat is een aanbesteding in de zorg?
Gemeenten kopen onder andere ondersteuning en jeugdhulp in bij zorgaanbieders. De manier waarop dat gebeurt en de voorwaarden waaraan je moet voldoen, kunnen per gemeente, regio, zorgvorm en inkoopprocedure verschillen.
Wil je als zorgorganisatie voor een bepaalde opdracht of overeenkomst in aanmerking komen? Dan moet je goed kijken naar de gestelde toelatings-, geschiktheids- en kwaliteitseisen en de voorwaarden van de betreffende procedure.
Het uitgangspunt is daarom niet: hoe overtuig ik de gemeente dat wij de beste zijn? De belangrijkere vraag is: hoe toon ik concreet aan dat mijn organisatie aan de gestelde voorwaarden kan voldoen en goede zorg kan organiseren?
Zorg dat duidelijk is waar jouw zorgorganisatie voor staat
Een sterk verhaal begint bij een duidelijke positionering. Welke zorg bied je, voor welke cliënten en waarom is jouw organisatie daarvoor ingericht?
Maak concreet:
- welke doelgroep je ondersteunt;
- welke zorg of begeleiding je levert;
- welke deskundigheid daarvoor nodig is;
- welke resultaten je wilt bereiken;
- hoe je kwaliteit en veiligheid organiseert;
- hoe verantwoordelijkheden binnen de organisatie zijn verdeeld.
Voorkom algemene uitspraken als ‘wij leveren persoonlijke zorg van hoge kwaliteit’. Beschrijf liever hoe je dat in de praktijk organiseert en borgt.
Voor bijvoorbeeld een begeleid wonen instelling betekent dit dat je helder moet hebben voor welke doelgroep je er bent en welke begeleiding daarbij past. Lees meer over de doelgroep van een begeleid wonen instelling en alles over begeleid wonen instellingen.
Laat zien dat je de juiste mensen en deskundigheid organiseert
Goede plannen zijn niet voldoende wanneer onduidelijk is wie ze gaat uitvoeren. Personeel en deskundigheid zijn daarom belangrijke onderdelen van een professionele zorgorganisatie.
Maak inzichtelijk welke functies je nodig hebt en hoe taken en verantwoordelijkheden zijn verdeeld. Denk daarbij niet alleen aan zorgprofessionals op de werkvloer, maar ook aan verantwoordelijkheden voor bijvoorbeeld kwaliteit, veiligheid, beleid en bedrijfsvoering.
Welke deskundigheid nodig is, hangt sterk af van je zorgvorm en doelgroep.
Voor begeleid wonen lees je bijvoorbeeld meer bij personeel begeleid wonen instelling. Voor gezinshuizen vind je meer informatie bij hoeveel en welk personeel is nodig voor een gezinshuis?.
Laat concreet zien welke zorg je gaat leveren
Een gemeente of andere opdrachtgever moet kunnen beoordelen wat jouw organisatie daadwerkelijk gaat doen.
Omschrijf daarom duidelijk welke cliënten je ondersteunt en hoe jouw dienstverlening eruitziet. Laat zien dat je de doelgroep begrijpt en dat je processen daarop aansluiten.
Denk bijvoorbeeld aan:
- aanmelding en intake;
- beoordeling of een cliënt binnen de doelgroep past;
- doelen en afspraken rondom de ondersteuning;
- zorg- of begeleidingsplannen;
- evaluaties;
- veiligheid en risico’s;
- incidenten en klachten;
- uitstroom of overdracht.
Daarmee wordt zichtbaar hoe je plannen worden vertaald naar de dagelijkse praktijk.
Zorg dat je beleid aansluit op je plannen
Een ondernemingsplan of aanbesteding kan op papier overtuigend klinken. De onderliggende organisatie moet die plannen vervolgens wel kunnen uitvoeren.
Daarom is duidelijk zorgbeleid belangrijk. Daarin leg je vast hoe belangrijke processen, verantwoordelijkheden en kwaliteitsafspraken binnen je organisatie zijn ingericht.
Denk niet alleen aan het primaire zorgproces, maar ook aan beleid voor personeel, kwaliteit, veiligheid en de besturing van de organisatie.
Lees meer over zorgbeleid en kwaliteitsbeleid in de zorg: wat moet je regelen?.
Waar wordt bij een aanbesteding in de zorg op gelet?
Er bestaat geen universele checklist waarmee iedere zorgorganisatie iedere aanbesteding kan winnen. De gestelde eisen verschillen per procedure. Lees de aanbestedings- of inkoopdocumenten daarom altijd zorgvuldig en controleer welke voorwaarden specifiek voor jouw situatie gelden.
Onderwerpen die in een inkoop- of kwaliteitstraject relevant kunnen zijn, zijn bijvoorbeeld:
- de doelgroep en dienstverlening;
- deskundigheid en personele inzet;
- kwaliteit en veiligheid;
- continuïteit van zorg;
- beleid en werkprocessen;
- bedrijfsvoering;
- monitoring en verantwoording;
- relevante wettelijke eisen;
- eventuele certificerings- of kwaliteitseisen.
Behandel deze onderdelen niet als losse vinkjes. Zorg ervoor dat wat je in een inschrijving beschrijft overeenkomt met hoe je organisatie daadwerkelijk is ingericht.
Welke rol speelt een HKZ- of ISO-certificering?
Afhankelijk van de aanbesteding of inkoopprocedure kunnen eisen worden gesteld aan kwaliteitsmanagement, certificering of de manier waarop je kwaliteit aantoonbaar organiseert. Controleer daarom altijd wat letterlijk in de betreffende documenten wordt gevraagd.
Een kwaliteitsmanagementsysteem helpt om beleid, uitvoering, controle en verbetering gestructureerd te organiseren. Zorgly kan daarbij als beleidsomgeving en kwaliteitsraamwerk worden gebruikt.
Bereid je je voor op certificering? Bekijk dan het stappenplan HKZ-keurmerk halen of het stappenplan ISO-keurmerk halen.
Een belangrijk onderscheid: Zorgly ondersteunt organisaties bij het behalen en behouden van certificering, maar garandeert geen keurmerk. De certificerende instelling bepaalt de uitkomst.
Een aanbesteding krijgen als startende zorginstelling
Als startende zorgorganisatie heb je nog niet dezelfde historie als een bestaande aanbieder. Dat maakt het extra belangrijk om goed voorbereid te zijn.
Begin daarom niet pas met beleid en kwaliteitsmanagement wanneer een interessante aanbesteding verschijnt. Zorg dat je basis eerder is ingericht.
Breng onder andere in kaart:
-
Welke zorgvorm en doelgroep je kiest
Wees concreet over wie je ondersteunt en welke cliënten eventueel buiten je doelgroep vallen. -
Welke eisen voor jouw zorgorganisatie gelden
Onderzoek relevante wet- en regelgeving, kwaliteitseisen, vergunningen en andere voorwaarden. -
Hoe je de organisatie inricht
Verdeel verantwoordelijkheden en bepaal welke functies, deskundigheid en ondersteunende processen nodig zijn. -
Welk beleid en welke protocollen nodig zijn
Zorg dat belangrijke afspraken niet alleen in het hoofd van de oprichters zitten, maar zijn vastgelegd en toepasbaar zijn voor medewerkers. -
Hoe je kwaliteit gaat controleren en verbeteren
Denk vooraf na over evaluaties, incidenten, klachten, risico’s en verbetermaatregelen.
Zo bouw je aan een organisatie waarvan je niet alleen kunt vertellen wat je wilt bereiken, maar ook kunt laten zien hoe je dat organiseert.
Maak kwaliteit aantoonbaar
Bij een aanbesteding is het verschil tussen zeggen en aantonen belangrijk.
Je kunt bijvoorbeeld schrijven dat veiligheid centraal staat. Sterker is wanneer je kunt laten zien hoe veiligheidsrisico’s worden beoordeeld, welke afspraken medewerkers volgen en hoe incidenten worden geëvalueerd.
Hetzelfde geldt voor kwaliteitsbeleid. Documenten alleen zijn niet genoeg. Beleid moet aansluiten op de praktijk en de organisatie moet controleren of gemaakte afspraken daadwerkelijk worden uitgevoerd.
Een interne audit kan helpen om te onderzoeken waar beleid en uitvoering al goed op elkaar aansluiten en waar verbetering nodig is. Lees meer over interne audits zorg.
Hoe Zorgly helpt bij een aanbesteding in de zorg
Een aanbesteding kan in korte tijd veel vragen van een zorgorganisatie. Juist dan wil je niet ontdekken dat belangrijke beleidsstukken ontbreken of dat processen nog onvoldoende zijn vastgelegd.
Zorgly biedt per zorgvorm een online beleidsomgeving met een beleidsbasis voor het primair proces, het kwaliteitshandboek en het personeelshandboek. Daarnaast vind je er protocollen, templates, een gebruiksaanwijzing met checklists, planning en kennisbronnen.
Daarmee kun je gericht werken aan de beleids- en kwaliteitsbasis die je organisatie nodig heeft. De inhoud kan ook ondersteunen bij de voorbereiding op audits, certificering en inkooptrajecten.
Een beleidsomgeving alleen wint echter geen aanbesteding. Je organisatie moet zelf voldoen aan de eisen van de specifieke procedure en kunnen aantonen dat beleid passend is geïmplementeerd.
Soms is naast een goede beleidsbasis aanvullende expertise nodig. Bijvoorbeeld bij een complexe aanbesteding, implementatie of interne audit. Zorgly kan organisaties ook op deze onderdelen ondersteunen of samenwerken met passende deskundige partners.
Conclusie
Een aanbesteding krijgen als zorginstelling begint niet bij het schrijven van een overtuigend verhaal. De basis is een organisatie die duidelijk heeft vastgelegd wie zij ondersteunt, welke zorg zij levert, wie daarvoor verantwoordelijk is en hoe kwaliteit en veiligheid worden geborgd.
Lees daarom iedere aanbesteding zorgvuldig, bepaal aan welke voorwaarden je moet voldoen en zorg dat je niet alleen plannen beschrijft, maar deze ook kunt onderbouwen.
Zorgly helpt bij de beleids- en kwaliteitsbasis achter die inschrijving. Zo werk je gestructureerd aan beleid dat je kunt gebruiken in de dagelijkse praktijk én bij momenten waarop je moet aantonen hoe jouw organisatie is ingericht.
Aan de slag met de beleidsbasis van jouw zorgorganisatie?
Wil je met Zorgly werken aan beleid en kwaliteitsmanagement binnen jouw zorgorganisatie? Meld je aan bij Zorgly.
Heb je eerst nog vragen? Mail naar info@zorgly.nl of plan via onze website een telefonische afspraak in.
