Interne audits zijn meer dan een controle of verplicht onderdeel van een kwaliteitssysteem. Ze helpen zorgorganisaties om te beoordelen of beleid, processen en afspraken in de praktijk werken zoals bedoeld.
Deze pagina is bedoeld voor verschillende zorgorganisaties. Denk bijvoorbeeld aan bestuurders, kwaliteitsmedewerkers, beleidsmedewerkers en zorgcoördinatoren. Daarnaast is de informatie relevant voor kleinschalige zorgaanbieders, organisaties voor begeleid wonen, dagbesteding, jeugdhulp, ggz en thuiszorg. Ook Wmo- en Wlz-aanbieders kunnen met deze informatie aan de slag.
Een interne audit in de zorg helpt om risico’s, verbeterpunten en blinde vlekken zichtbaar te maken. Daarbij gaat het niet om een afrekencultuur, maar juist om leren, verbeteren en kwaliteitsborging.
Daarnaast spelen interne audits een belangrijke rol binnen kwaliteitssystemen, HKZ, ISO 9001, inspectievoorbereiding, contractering en dagelijkse kwaliteitscontrole. Organisaties moeten namelijk kunnen aantonen dat kwaliteit niet alleen wordt beschreven, maar ook wordt uitgevoerd, gecontroleerd en verbeterd.
Een interne audit heeft pas waarde wanneer bevindingen worden vertaald naar concrete verbeteracties. Vervolgens is het belangrijk dat deze acties aantoonbaar worden opgevolgd. Alleen dan draagt een audit daadwerkelijk bij aan kwaliteitsverbetering binnen de organisatie.
Meer informatie:
Wat is een interne audit in de zorg?
Een interne audit zorg is een gestructureerde controle waarmee een zorgorganisatie onderzoekt of beleid, processen, dossiers, registraties en praktijkafspraken voldoen aan interne eisen, wetgeving, normen of contractvoorwaarden.
Een interne audit kijkt niet alleen naar documenten. Daarnaast wordt beoordeeld of afspraken daadwerkelijk worden toegepast en of kwaliteit aantoonbaar wordt geborgd binnen de organisatie.
Tijdens een interne audit kunnen onder andere de volgende onderwerpen worden getoetst:
- kwaliteitsbeleid;
- zorg- of begeleidingsplannen;
- cliëntdossiers;
- incidenten en klachten;
- medicatieveiligheid;
- personeelsdossiers;
- VOG, bevoegd en bekwaam handelen;
- privacy en AVG;
- meldcode;
- veiligheid en risico’s;
- documentbeheer;
- verbetermaatregelen;
- HKZ- of ISO-eisen;
- contracteisen van gemeente, zorgkantoor of hoofdaannemer.
Een interne audit zorginstelling is geen externe inspectie. Het is juist een hulpmiddel om tijdig te ontdekken waar beleid, praktijk en bewijsvoering onvoldoende op elkaar aansluiten.
Waarom zijn interne audits belangrijk in de zorg?
Zorgorganisaties moeten kunnen aantonen dat kwaliteit en veiligheid niet alleen op papier staan. Daarom is het belangrijk om regelmatig te controleren of afspraken daadwerkelijk worden nageleefd.
Interne audits zorg helpen onder andere bij:
- risico’s eerder signaleren;
- beleid toetsen aan de praktijk;
- medewerkers betrekken bij kwaliteit;
- voorbereiding op HKZ, ISO of externe audit;
- voorbereiding op vragen van IGJ, gemeente of zorgkantoor;
- verbeteren van cliëntveiligheid;
- versterken van dossiervoering;
- opvolging van klachten, incidenten en verbetermaatregelen;
- voorkomen dat documenten verouderen of ongebruikt blijven.
Daardoor maken interne audits zichtbaar waar het kwaliteitssysteem goed functioneert en waar kwaliteit vooral op papier bestaat.
Interne audit, kwaliteitscontrole en externe audit: wat is het verschil?
De termen interne audit zorg, kwaliteitscontrole zorg en externe audit worden regelmatig door elkaar gebruikt. Toch vervullen ze ieder een andere rol binnen kwaliteitsmanagement.
| Begrip | Betekenis | Praktische duiding |
|---|---|---|
| Interne audit | Door of namens de organisatie uitgevoerde toetsing | Gericht op leren, verbeteren en voorbereiden |
| Kwaliteitscontrole | Controle op specifieke afspraak, registratie of proces | Vaak smaller dan een audit |
| Externe audit | Toetsing door certificerende partij, opdrachtgever of auditor | Gericht op beoordeling tegen norm of eis |
| Inspectie | Toezicht door bijvoorbeeld IGJ of gemeente | Gericht op naleving, veiligheid en verantwoording |
| Directiebeoordeling | Bestuurlijke evaluatie van kwaliteitssysteem en prestaties | Gebruikt auditresultaten om te sturen |
Meer informatie:
Een interne audit heeft vooral waarde voordat een externe partij vragen stelt. Daardoor kun je zelf verbeteringen doorvoeren voordat toezicht, certificering of contractering extra druk geeft.
Wanneer voer je een interne audit uit?
Veel organisaties voeren interne audits uit volgens een vaste auditplanning. Toch zijn er meerdere momenten waarop een interne audit logisch kan zijn.
- jaarlijks of volgens auditplanning;
- vóór een HKZ- of ISO-audit;
- vóór gemeentelijke controle of contractering;
- na klachten, incidenten of calamiteiten;
- bij groei naar meerdere locaties of teams;
- bij een nieuwe doelgroep of zorgvorm;
- bij signalen dat beleid niet wordt gevolgd;
- bij wisseling van kwaliteitsmedewerker of bestuurder;
- bij invoering van een nieuw ECD of cliëntsysteem;
- bij verouderd of versnipperd beleid.
Wacht niet tot een externe audit of inspectie plaatsvindt. Juist daarom zijn interne audits bedoeld om tijdig zichtbaar te maken waar verbetering nodig is.
Wat controleer je tijdens een interne audit in de zorg?
De inhoud van een interne audit hangt af van de zorgvorm, risico’s, contracteisen en normen die voor de organisatie gelden. Daarom bestaat er geen universele auditchecklist die voor iedere organisatie geschikt is.
Wel zijn er onderwerpen die binnen veel audits regelmatig terugkomen.
Cliëntdossiers en zorgplannen
Hierbij wordt gekeken naar volledigheid, actualiteit, doelen, evaluaties, rapportages en onderbouwing van zorg of begeleiding.
Meer informatie: ECD zorg.
Kwaliteitsbeleid en documentbeheer
Hier wordt gecontroleerd of beleid actueel, vindbaar, toepasbaar en gekoppeld is aan processen binnen de organisatie.
Incidenten, klachten en verbetermaatregelen
Tijdens deze controle wordt gekeken of signalen worden geregistreerd, geanalyseerd en opgevolgd. Daarnaast wordt beoordeeld of verbetermaatregelen aantoonbaar zijn uitgevoerd.
Personeel en deskundigheid
Een interne audit zorg kijkt vaak naar personeelsdossiers, functieprofielen, scholing, VOG’s, registraties en bevoegd en bekwaam handelen. Daarbij controleren auditors of medewerkers beschikken over de juiste kennis, bevoegdheden en ondersteuning. Daarnaast wordt gekeken of opleidingen actueel zijn en of medewerkers hun werkzaamheden veilig kunnen uitvoeren. Op die manier ontstaat een duidelijk beeld van de deskundigheid binnen de organisatie.
Meer informatie: Personeelsbeleid in de jeugdzorg.
Veiligheid en risico’s
Veiligheid speelt binnen vrijwel iedere zorgorganisatie een belangrijke rol. Dus kijken auditors tijdens een interne audit vaak naar onderwerpen zoals cliëntveiligheid, arbeidsveiligheid en medicatieveiligheid. Daarnaast komen ook de meldcode, agressiebeleid, calamiteitenprocedures en risico-inventarisaties regelmatig aan bod. Juist omdat deze onderwerpen direct invloed hebben op de kwaliteit en veiligheid van zorg, vormen zij een belangrijk onderdeel van veel audits.
Meer informatie: RI&E specialist.
Privacy en AVG
Daarnaast controleren veel organisaties tijdens een interne audit of afspraken rondom privacy en AVG goed worden nageleefd. Denk hierbij aan autorisaties, veilige communicatie, toestemming, dossiervoering en procedures rondom datalekken.
De exacte inhoud van een interne audit moet altijd aansluiten op de zorgvorm, risico’s, normenkaders en contracteisen van de organisatie.
Interne audits bij HKZ en ISO 9001
Interne audits vormen een belangrijk onderdeel van kwaliteitssystemen zoals HKZ en ISO 9001. Ze maken zichtbaar of processen worden gevolgd, afspraken werken en verbetermaatregelen daadwerkelijk worden opgepakt.
Belangrijke aandachtspunten zijn:
- audits moeten gepland en aantoonbaar uitgevoerd worden;
- auditbevindingen moeten worden vastgelegd;
- afwijkingen en verbeterpunten moeten worden opgevolgd;
- resultaten horen terug te komen in de directiebeoordeling;
- interne audits helpen bij voorbereiding op certificering;
- audits moeten aansluiten op de dagelijkse zorgpraktijk.
Meer informatie:
HKZ en ISO vragen niet alleen dat audits worden uitgevoerd. Organisaties moeten ook kunnen aantonen wat zij met de bevindingen hebben gedaan.
Interne audit voorbereiden: waar let je op?
Een goede voorbereiding maakt een interne audit effectiever en zorgt voor bruikbare uitkomsten. Daarbij draait het niet om een uitgebreide auditmethode, maar om een duidelijke aanpak.
Belangrijke aandachtspunten zijn:
- bepaal het doel en de scope van de audit;
- kies het onderwerp of proces dat wordt onderzocht;
- bepaal het normenkader;
- verzamel relevante documenten;
- betrek medewerkers tijdig;
- kijk naar documenten én praktijk;
- leg bevindingen helder vast;
- onderscheid afwijkingen, risico’s en verbeterkansen;
- wijs eigenaren toe aan verbeteracties;
- plan opvolging en hercontrole.
Een goede voorbereiding helpt om de audit gericht uit te voeren en maakt het eenvoudiger om verbeterpunten om te zetten naar concrete acties.
Auditrapport en verbeterplan: wat doe je met bevindingen?
De grootste waarde van een interne audit ontstaat na afloop van de audit. Een auditrapport zonder opvolging levert namelijk weinig kwaliteitsverbetering op.
Een auditrapport bevat meestal:
- heldere bevindingen;
- onderscheid tussen afwijking, risico en verbeterpunt;
- onderbouwing van conclusies;
- eventuele oorzaakanalyse;
- verbetermaatregelen;
- verantwoordelijke eigenaar;
- realistische termijnen;
- opvolging en hercontrole.
Daarnaast is het belangrijk om resultaten te bespreken binnen teams, managementoverleggen en directiebeoordelingen.
Een verbeterplan heeft pas waarde wanneer maatregelen aantoonbaar worden afgerond en zichtbaar bijdragen aan betere kwaliteit en veiligheid.
Veelgemaakte fouten bij interne audits in de zorg
Veel organisaties voeren audits uit, maar halen niet altijd het maximale rendement uit het proces.
Veel voorkomende fouten zijn:
- audits zien als verplicht vinkje;
- alleen documenten controleren en niet de praktijk;
- steeds dezelfde onderwerpen auditen;
- geen duidelijke scope of normenkader bepalen;
- medewerkers onvoldoende betrekken;
- bevindingen te vaag formuleren;
- verbeteracties niet toewijzen aan een eigenaar;
- geen hercontrole uitvoeren;
- auditresultaten niet bespreken in de directiebeoordeling;
- auditplanning niet aanpassen op risico’s;
- interne audits pas uitvoeren vlak voor een externe audit;
- geen verband leggen met incidenten, klachten of cliëntdossiers.
Een interne audit mislukt meestal niet door de audit zelf. Veel vaker ontstaat het probleem doordat bevindingen niet worden omgezet naar structurele verbetering.
Interne audits per zorgvorm
Auditonderwerpen verschillen per zorgvorm, doelgroep, financiering en risico’s. Daardoor ziet een interne audit bij een jeugdhulporganisatie er anders uit dan bij een thuiszorgorganisatie of dagbestedingslocatie.
Begeleid wonen
Binnen begeleid wonen ligt de focus vaak op begeleidingsplannen, veiligheid, incidenten, huisregels, wonen-zorgscheiding, deskundigheid en nachtveiligheid.
Meer informatie: Begeleid wonen beleid.
Dagbesteding
Binnen dagbesteding wordt vaak gekeken naar aanwezigheid, doelen, activiteiten, begeleiding, veiligheid, evaluaties en verantwoording richting Wmo, Wlz of pgb.
Meer informatie: Dagbesteding regels.
Jeugdhulp
Bij jeugdhulp spelen onderwerpen zoals veiligheid, SKJ, meldcode, gezag, woonplaatsbeginsel, dossiervoering, incidenten en gemeentelijke eisen een belangrijke rol.
Meer informatie: Woonplaatsbeginsel Jeugdwet.
Thuiszorg
Binnen de thuiszorg wordt vaak gekeken naar cliëntdossiers, routes, medicatieveiligheid, signalering, bevoegd en bekwaam handelen en continuïteit van zorg.
Kleinschalige zorg
Bij kleinschalige zorg ligt de focus vaak op rolverdeling, continuïteit, cliëntveiligheid, documentbeheer, locatiegebonden risico’s en praktische uitvoerbaarheid.
Meer informatie: Kleinschalige zorg.
Wanneer heb je hulp nodig bij interne audits?
Soms ontbreekt tijd, kennis of capaciteit om interne audits goed uit te voeren. In die situaties kan externe ondersteuning helpen.
Dat geldt bijvoorbeeld wanneer:
- er geen auditplanning aanwezig is;
- audits niet of oppervlakkig worden uitgevoerd;
- interne audits weinig bruikbare verbeterpunten opleveren;
- een HKZ- of ISO-audit nadert;
- er klachten, incidenten of calamiteiten zijn geweest;
- beleid en praktijk uit elkaar lopen;
- cliëntdossiers niet consistent zijn;
- verbetermaatregelen blijven openstaan;
- medewerkers audits ervaren als controle in plaats van leren;
- je behoefte hebt aan een onafhankelijke blik;
- de organisatie groeit naar meerdere teams of locaties;
- je je voorbereidt op IGJ, gemeente of hoofdaannemer.
Zorgly helpt organisaties bij het voorbereiden, uitvoeren en opvolgen van interne audits, met focus op kwaliteit, praktijk en aantoonbare verbetering.
Hoe Zorgly helpt bij interne audits in de zorg
Zorgly ondersteunt zorgorganisaties als praktische kwaliteits- en auditpartner. Daarbij ligt de focus op verbetering, borging en toepasbaarheid in de dagelijkse praktijk.
Zorgly helpt onder andere bij:
- auditplanning opzetten;
- auditonderwerpen bepalen;
- interne audits voorbereiden;
- interne audits uitvoeren of begeleiden;
- auditrapportages structureren;
- verbeterpunten formuleren;
- verbetermaatregelen opvolgen;
- koppeling met kwaliteitsbeleid en kwaliteitssysteem;
- voorbereiding op HKZ, ISO of externe audit;
- voorbereiding op IGJ, gemeente of opdrachtgever;
- directiebeoordelingen ondersteunen;
- medewerkers meenemen in audit en verbetering.
Veelgestelde vragen over interne audits in de zorg
Een interne audit is een gestructureerde controle waarmee een zorgorganisatie onderzoekt of beleid, processen en praktijk voldoen aan gestelde eisen.
Ze helpen risico’s signaleren, kwaliteit verbeteren, audits voorbereiden en aantonen dat afspraken daadwerkelijk worden nageleefd.
Dat hangt af van het kwaliteitssysteem, contracteisen en normen zoals HKZ of ISO 9001.
Onder andere cliëntdossiers, beleid, incidenten, personeel, veiligheid, privacy en verbetermaatregelen.
Veel organisaties werken met een jaarlijkse auditplanning, aangevuld met audits bij belangrijke veranderingen of risico’s.
Een interne audit wordt door of namens de organisatie uitgevoerd. Een externe audit wordt uitgevoerd door een onafhankelijke partij.
Ja. Zowel HKZ als ISO 9001 verwachten dat organisaties interne audits plannen, uitvoeren en opvolgen.
Bevindingen, risico’s, afwijkingen, verbeterpunten, verantwoordelijken en opvolgacties.
Door verbeterpunten te vertalen naar concrete acties, verantwoordelijken aan te wijzen en opvolging aantoonbaar vast te leggen.
Ja. Zorgly ondersteunt bij auditplanning, uitvoering, rapportages, verbetermaatregelen en voorbereiding op externe audits.
