Waarom kiezen voor het HKZ keurmerk?
Het HKZ-keurmerk (Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector) is bedoeld voor zorgorganisaties die willen aantonen dat hun kwaliteitsmanagement op orde is. Met het keurmerk laat je zien dat je structureel werkt aan kwaliteit en betrouwbaarheid. Organisaties gebruiken het om vertrouwen te winnen bij cliënten, opdrachtgevers en inspecties.
Stappenplan HKZ keurmerk halen
Hieronder een overzichtelijk stappenplan waarmee je het traject van voorbereiding tot certificering van HKZ keurmerk doorloopt:
1. Normkeuze en nulmeting
Allereerst bepaal je welke HKZ-norm past bij jouw organisatie. Vervolgens voer je een nulmeting uit: Welke processen, documenten en procedures heb je al op orde? Zo zie je wat ontbreekt en waar je prioriteit moet leggen.
2. Plan maken en organisatie vormen
Stel een plan van aanpak op: Faseren, verantwoordelijkheden toewijzen, tijdsplanning maken. Vorm een projectteam met betrokkenen uit verschillende lagen van de organisatie. Zo creëer je draagvlak en betrokkenheid.
3. Invoering van de HKZ-eisen
Voer de normen stap voor stap in: Processen beschrijven, instructies opstellen en de gewenste werkwijzen implementeren. Betrek medewerkers en evalueer voortdurend of de uitvoering overeenkomt met het plan.
4. Interne audits en check op conformiteit
Voordat je een externe audit aanvraagt, voer je een interne audit uit of laat je deze uitvoeren om de naleving te toetsen. Resultaten verwerk je in verbeteringen (correctieve acties) en je stelt rapportages op ter onderbouwing.
5. Externe audit en certificering
Je vraagt een externe audit aan bij een geaccrediteerd extern auditbureau. Tijdens de externe audit wordt beoordeeld of je voldoet aan de HKZ-norm.
6. Borging en hercertificatie
Na de certificering gaat het werk pas echt beginnen: Je moet de normen borgen in de dagelijkse praktijk. Jaarlijks of met vaste tussenpozen zijn vervolgtoetsingen of audits verplicht om je certificaat geldig te houden. Elke drie jaar vindt een hercertificeringsaudit plaats voor het behouden van je HKZ keurmerk.
Tips voor een succesvol traject
- Begin klein: Start met één afdeling of proces, werk stapsgewijs;
- Zorg voor betrokkenheid van leidinggevenden en medewerkers;
- Gebruik checklists en voorbeelden uit de praktijk;
- Documenteer alles goed: van plannen tot toetsingen;
- Kies een ervaren auditor die meedenkt en niet alleen controleert.
Met dit stappenplan kun je gefaseerd werken aan het behalen van je HKZ keurmerk. De kern zit niet in het verkrijgen van een certificaat, maar in het structureel richten op verbetering.
Samen werken aan kwaliteit
Met dit stappenplan kun je gefaseerd werken aan het behalen van het HKZ-keurmerk. Maar je hoeft dit traject niet alleen te doorlopen. Ben je een organisatie die alles zelf wil oppakken, of zoek je juist ondersteuning bij de uitvoering? Zorgly helpt je van A tot Z, met kant-en-klare beleidsdocumenten, praktische begeleiding en betrouwbare expertise. Zo ben je niet alleen klaar voor de audit, maar borg je ook de kwaliteit in de dagelijkse praktijk.
