Al beleid of gecertificeerd? Wanneer Zorgly toch waarde toevoegt

Je kwaliteitsbeleid in de zorg onderhouden blijft belangrijk, ook als je al een kwaliteitshandboek hebt of HKZ- of ISO-gecertificeerd bent. De vraag is dan niet meer óf je beleid hebt, maar hoeveel tijd het kost om dit actueel, toepasbaar en aantoonbaar geborgd te houden.

Heb je intern voldoende capaciteit, een goed ingericht kwaliteitsmanagementsysteem en een werkende manier om zorgbeleid te onderhouden? Dan kan een deel van wat Zorgly biedt al goed binnen je eigen organisatie geregeld zijn.

Zorgly is dus niet automatisch nodig omdat je beleid hebt of gecertificeerd bent. De toegevoegde waarde ontstaat vooral wanneer actualisatie, implementatie, uniformiteit en kwaliteitsborging structureel tijd en aandacht vragen.

Organisaties blijven namelijk veranderen. Medewerkers komen en gaan, nieuwe locaties openen, zorgvormen worden toegevoegd en werkprocessen worden aangepast. Ook wet- en regelgeving, kwaliteitskaders en professionele inzichten kunnen veranderen.

Wil je eerst meer weten over de basis? Bekijk dan de voordelen van Zorgly of lees wat je moet regelen rondom kwaliteitsbeleid in de zorg.

Kwaliteitsbeleid in de zorg onderhouden na certificering

Certificering en kwaliteitsmanagement zijn niet hetzelfde. Bij certificering beoordeelt een externe certificerende instelling of de organisatie voldoet aan de eisen van een bepaalde norm of een bepaald certificatieschema.

Kwaliteitsmanagement gaat verder. Het is het doorlopend organiseren, uitvoeren, controleren en verbeteren van kwaliteit binnen de organisatie.

Na het behalen van een HKZ- of ISO-certificering blijft het daarom nodig om bijvoorbeeld:

• beleid actueel te houden;
• processen in de praktijk te blijven toepassen;
• medewerkers over wijzigingen te informeren;
• veranderingen binnen de organisatie te verwerken;
• interne controles en audits uit te voeren;
• afwijkingen op te volgen;
• verbetermaatregelen te borgen;
• de organisatie voor te bereiden op volgende toetsmomenten.

Een HKZ- of ISO-certificering betekent dus niet dat kwaliteitsmanagement is afgerond. Juist na certificering blijft het belangrijk om het systeem te onderhouden en waar nodig te verbeteren.

Ook HKZ zelf benoemt tussentijdse toetsing en hercertificering als onderdeel van het certificeringstraject. Meer informatie hierover vind je op de website van HKZ.

Voor ISO geldt hetzelfde uitgangspunt. ISO 9001 gaat over het opzetten, onderhouden en voortdurend verbeteren van een kwaliteitsmanagementsysteem. Meer informatie staat op de website van ISO.

Ben je nog bezig met certificering? Bekijk dan het stappenplan voor het behalen van een HKZ-keurmerk of het stappenplan voor ISO-certificering.

Hoe houd je bestaand zorgbeleid actueel?

Bij bestaand beleid ligt de belangrijkste vraag vaak niet bij de aanwezigheid van documenten. Het is interessanter om te kijken naar wat er daarna met die documenten gebeurt.

Stel jezelf bijvoorbeeld de volgende vragen:

• Wanneer is dit protocol voor het laatst gecontroleerd?
• Sluit het beleid nog aan op relevante wet- en regelgeving?
• Past de beschreven werkwijze nog bij de huidige organisatie?
• Kunnen medewerkers het juiste beleid gemakkelijk vinden?
• Werkt het proces in de praktijk nog zoals het op papier staat?
• Zijn rollen en verantwoordelijkheden veranderd?
• Zijn verbeterpunten uit audits verwerkt?
• Werken verschillende teams en locaties met dezelfde uitgangspunten?

Beleid opstellen is vaak een afgebakende klus. Zorgbeleid onderhouden is een doorlopend proces. Juist daar kan na verloop van tijd veel werk in gaan zitten.

Wie bestaand zorgbeleid wil actualiseren, hoeft daarbij niet automatisch alles opnieuw te schrijven. Vaak is het slimmer om eerst te bepalen welke onderdelen nog goed aansluiten en waar veranderingen nodig zijn.

Wanneer bestaand zorgbeleid toch verouderd raakt

Niet ieder beleidsdocument hoeft voortdurend aangepast te worden. Het gaat er vooral om dat je regelmatig beoordeelt of de inhoud nog aansluit op de organisatie en de dagelijkse praktijk.

Veranderingen in wet- en regelgeving

Nieuwe of gewijzigde eisen kunnen aanleiding zijn om processen en afspraken opnieuw te bekijken. Dat betekent niet automatisch dat ieder beleidsdocument moet worden herschreven. Wel moet duidelijk zijn of een verandering gevolgen heeft voor jouw organisatie.

Nieuwe kwaliteitskaders en professionele inzichten

Ook zonder directe wetswijziging kan de manier waarop goede zorg wordt georganiseerd veranderen. Nieuwe kwaliteitskaders, richtlijnen en professionele inzichten kunnen aanleiding geven om bestaand zorgbeleid te actualiseren.

Groei van de organisatie

Beleid dat goed werkte met een klein team hoeft niet automatisch geschikt te blijven wanneer de organisatie groeit. Meer medewerkers, locaties en verantwoordelijkheden kunnen andere afspraken vragen.

Nieuwe zorgvormen

Start je een nieuwe vorm van zorg? Dan kan de bestaande beleidsbasis onvolledig zijn. Andere doelgroepen en werkzaamheden kunnen andere risico’s, processen en kwaliteitseisen met zich meebrengen.

Organisatorische veranderingen

Nieuwe functies, digitale systemen, samenwerkingspartners of verantwoordelijkheden kunnen ervoor zorgen dat bestaande afspraken niet meer volledig aansluiten.

Leren uit de dagelijkse praktijk

Incidenten, klachten, audits en ervaringen van cliënten kunnen eveneens aanleiding geven om beleid aan te passen. Een goed kwaliteitsmanagementsysteem gebruikt deze signalen om processen verder te verbeteren.

Zorgly volgt relevante ontwikkelingen periodiek en past beleidsinhoud aan wanneer daar aanleiding voor is. Zo hoef je als organisatie niet ieder onderwerp volledig zelfstandig te blijven uitzoeken.

Hoe weet je of bestaand beleid echt wordt gebruikt?

Een beleidsstuk kan inhoudelijk goed zijn en toch weinig effect hebben. Alleen het beschikbaar hebben van beleid betekent namelijk nog niet dat medewerkers er daadwerkelijk mee werken.

Vijf praktische vragen helpen om dit te beoordelen:

• Kunnen medewerkers het relevante beleid vinden?
• Weten zij wat er van hen wordt verwacht?
• Sluit hun dagelijkse werkwijze aan op het geschreven beleid?
• Worden afwijkingen herkend en besproken?
• Wordt gecontroleerd of verbetermaatregelen daadwerkelijk werken?

Beleid dat alleen beschikbaar is, is dus nog niet automatisch geïmplementeerd. Uiteindelijk moet beleid niet alleen op papier kloppen. Het moet medewerkers ondersteunen bij het uitvoeren van hun werk.

Een interne audit in de zorg kan helpen om te beoordelen of beleid en uitvoering nog goed op elkaar aansluiten.

Wanneer voegt Zorgly waarde toe als je al beleid hebt?

Als je al veel beleid hebt opgesteld, hoef je niet opnieuw bij nul te beginnen. De toegevoegde waarde van Zorgly zit dan vooral in situaties waarin zorgbeleid onderhouden, actualiseren en borgen veel interne capaciteit vraagt.

Je beleid actualiseren kost veel tijd

Het volgen van ontwikkelingen en vervolgens bepalen welke beleidsstukken moeten worden aangepast, vraagt tijd. Zorgly kan een deel van dat schrijf- en uitzoekwerk verminderen door een onderhouden beleidsbasis beschikbaar te stellen.

Je beleid staat verspreid over veel bestanden

Wanneer beleid over verschillende documenten en mappen is verdeeld, kan het lastig zijn om samenhang te bewaren. Zorgly werkt met een herkenbare structuur rond het primair proces, kwaliteitshandboek en personeelshandboek.

Dat betekent niet dat je eigen documenten in Zorgly worden opgeslagen. Zorgly is geen documentmanagementsysteem voor de eigen bestanden van je organisatie.

Verschillende teams werken anders

Bij meerdere teams of locaties kunnen in de loop van de tijd verschillende werkwijzen ontstaan. Een gemeenschappelijke beleidsbasis kan helpen om processen en uitgangspunten beter op elkaar af te stemmen.

Je organisatie groeit

Nieuwe medewerkers en locaties brengen vaak nieuwe afspraken met zich mee. Zonder een duidelijke basis kunnen steeds meer varianten van hetzelfde proces ontstaan.

Je start een nieuwe zorgvorm

De beleidsbasis voor de ene vorm van zorg is niet automatisch compleet voor een andere zorgvorm. Zorgly werkt met beleid per zorgvorm, zodat je niet ieder onderwerp opnieuw vanaf nul hoeft uit te zoeken.

Je kwaliteitsfunctionaris heeft weinig capaciteit

Zorgly neemt de rol van een kwaliteitsfunctionaris niet over. Het kan wel voorkomen dat dezelfde professional ieder beleidsstuk volledig zelf moet schrijven en onderhouden.

Daardoor blijft meer tijd over voor werkzaamheden waarvoor kennis van de eigen organisatie nodig is. Denk aan implementatie, controles, gesprekken met medewerkers en het opvolgen van verbeterpunten.

Dezelfde auditbevindingen blijven terugkomen

Wanneer tijdens meerdere audits dezelfde aandachtspunten ontstaan, hoeft het probleem niet bij ontbrekend beleid te liggen. De uitdaging kan juist zitten in implementatie, controle en borging.

Zorgbeleid onderhouden na HKZ- of ISO-certificering

Ook een gecertificeerde organisatie blijft het kwaliteitsmanagementsysteem onderhouden. Beleid na certificering vraagt daarom nog steeds aandacht.

Tussen verschillende audits

Kwaliteitsmanagement werkt het beste wanneer het onderdeel is van de normale bedrijfsvoering. Niet alleen wanneer een externe audit dichterbij komt.

Bij interne audits

Met interne audits kun je beoordelen of afspraken daadwerkelijk worden uitgevoerd en of beleid nog aansluit op de praktijk.

Bij veranderingen binnen de organisatie

Groei, nieuwe medewerkers, andere diensten of een extra locatie kunnen gevolgen hebben voor het kwaliteitsmanagementsysteem. Op zulke momenten is het verstandig om opnieuw naar relevante processen en afspraken te kijken.

Bij het opvolgen van verbeterpunten

Een verbeterpunt registreren is pas het begin. De organisatie moet ook bepalen wat er verandert, wie verantwoordelijk is en later controleren of de aanpassing werkt.

Bij voorbereiding op hercertificering

Zorgly kan ondersteunen bij het onderhouden van de beleidsbasis en de voorbereiding op een nieuw toetsmoment. De certificerende instelling beoordeelt uiteindelijk zelf of de organisatie aan de betreffende eisen voldoet.

Zorgly naast je eigen kwaliteitsfunctionaris

Een kwaliteitsfunctionaris en Zorgly hebben niet dezelfde rol.

De kwaliteitsfunctionaris kent de organisatie van binnenuit. Diegene kent medewerkers, risico’s, auditbevindingen, lokale werkwijzen en verbeterpunten die specifiek binnen de organisatie spelen.

Zorgly biedt een inhoudelijke basis die hierbij kan ondersteunen, zoals:

• onderhouden beleid;
• protocollen;
• bewerkbare templates;
• kennisbronnen;
• een vaste beleidsstructuur;
• hulpmiddelen voor implementatie en planning.

De combinatie kan daardoor praktisch zijn. Zorgly ondersteunt bij inhoudelijk voorwerk en onderhoud. De kwaliteitsfunctionaris kan zich vervolgens sterker richten op implementatie, controle en verbetering binnen de eigen organisatie.

Zorgly naast je bestaande kwaliteitsmanagementsysteem

Een kwaliteitsmanagementsysteem bestaat uit meer dan beleidsdocumenten. Het omvat bijvoorbeeld verantwoordelijkheden, dagelijkse uitvoering, controles, audits, incidenten, klachten, verbeteracties, evaluaties en managementsturing.

Zorgly is een online beleidsomgeving en kwaliteitsraamwerk waarmee je onderdelen van dit kwaliteitsmanagementsysteem kunt inrichten en onderhouden.

Zorgly is daarmee niet:

• je ECD;
• een documentmanagementsysteem voor eigen bestanden;
• de volledige inrichting van je organisatie;
• een vervanging van je kwaliteitsfunctionaris;
• een certificerende instelling.

Zie Zorgly daarom als een onderdeel van je bredere kwaliteitsaanpak. De organisatie blijft zelf verantwoordelijk voor de toepassing, controle en verbetering in de dagelijkse praktijk.

Moet je bestaand beleid vervangen door Zorgly?

Nee, niet automatisch.

Heb je beleid dat goed werkt, actueel is en past bij je organisatie? Dan is er geen reden om dat alleen vanwege Zorgly te vervangen.

Kijk eerst naar:

• wat al goed werkt;
• welke documenten sterk organisatiespecifiek zijn;
• waar onderhoud veel tijd kost;
• welke processen goed gestandaardiseerd kunnen worden;
• waar documenten verouderd of versnipperd zijn;
• waar een actuele beleidsbasis praktisch kan zijn.

Zorgly als nieuwe beleidsbasis

Voor onderdelen die sterk verouderd zijn of opnieuw moeten worden ingericht, kan Zorgly als nieuwe basis worden gebruikt.

Zorgly als vergelijkingsbasis

Je kunt bestaand beleid naast de beleidsbasis van Zorgly leggen. Daarmee kun je verschillen, ontbrekende onderdelen en mogelijke verbeterpunten beoordelen.

Zorgly als aanvulling

Organisatiespecifieke afspraken kunnen binnen je eigen systemen blijven bestaan. Zorgly kan daarnaast worden gebruikt voor bredere beleids- en kwaliteitsthema’s.

Eigen dossiers en beleidsbestanden blijven daarbij in de systemen van je eigen organisatie. Zorgly is niet bedoeld om deze documenten centraal op te slaan.

Wanneer is Zorgly waarschijnlijk minder noodzakelijk?

Zorgly hoeft niet voor iedere bestaande zorgorganisatie dezelfde waarde te hebben. Dat is vooral afhankelijk van de manier waarop het kwaliteitsmanagement nu is ingericht.

De mogelijke toegevoegde waarde kan kleiner zijn wanneer je organisatie:

• een groot en ervaren intern kwaliteitsteam heeft;
• relevante wet- en regelgeving structureel zelf volgt;
• eigen zorgbeleid tijdig actualiseert;
• een goed werkend documentbeheersysteem heeft;
• interne audits consequent uitvoert;
• beleid aantoonbaar goed implementeert;
• voldoende capaciteit heeft om veranderingen zelf te vertalen;
• weinig problemen ervaart met uniformiteit of borging.

Ook dan kan Zorgly nog interessant zijn als referentie- of kennisbasis. De mogelijke tijdsbesparing zal in zo’n situatie alleen waarschijnlijk kleiner zijn.

Signalen dat je kwaliteitsbeleid onderhoud nodig heeft

Niet iedere organisatie merkt direct dat beleid en dagelijkse uitvoering uit elkaar beginnen te lopen. Een aantal signalen kan aanleiding zijn om je huidige aanpak opnieuw te bekijken.

• Het is onduidelijk wie verantwoordelijk is voor het actualiseren van een protocol.
• Er circuleren verschillende versies van hetzelfde document.
• Medewerkers gebruiken nog oude formulieren.
• Beleid wordt vooral bekeken wanneer een audit dichterbij komt.
• Dezelfde auditbevinding keert meerdere keren terug.
• Nieuwe medewerkers krijgen verschillende instructies.
• Nieuwe locaties ontwikkelen ieder hun eigen documenten.
• Wijzigingen in wetgeving moeten telkens opnieuw handmatig worden uitgezocht.
• Veel kwaliteitskennis is afhankelijk van één medewerker.
• Incidenten leiden niet zichtbaar tot aanpassingen of verbeteringen.
• De beschreven werkwijze verschilt van wat medewerkers dagelijks doen.

Dit zijn niet automatisch tekortkomingen. Het zijn wel signalen dat het kwaliteitsbeleid onderhouden, implementeren en borgen extra aandacht kan vragen.

Van beleid hebben naar kwaliteit borgen

Goed kwaliteitsmanagement kun je vereenvoudigd zien als een doorlopende cyclus: beleid opstellen, uitvoeren, controleren en verbeteren.

Beleid

Je legt duidelijke afspraken, verantwoordelijkheden en processen vast.

Uitvoering

Medewerkers kennen de afspraken en passen ze toe in de dagelijkse praktijk.

Controle

Met audits, dossiercontroles, incidentanalyses en evaluaties beoordeel je wat goed gaat en waar verbetering nodig is.

Verbetering

Bevindingen leiden tot concrete acties. Vervolgens controleer je of die veranderingen ook daadwerkelijk effect hebben.

Alle onderdelen zijn nodig om kwaliteit duurzaam te borgen. Meer hierover lees je in onze artikelen over interne audits in de zorg, wat goede zorg is en kwaliteitsbeleid in de zorg.

Hoe Zorgly helpt bij kwaliteitsbeleid in de zorg onderhouden

Als de basis al bestaat, zit de meeste winst niet in nóg meer documenten. De uitdaging is vooral om te zorgen dat beleid actueel, samenhangend en bruikbaar blijft terwijl de organisatie verandert.

Zorgly biedt daarvoor een onderhouden beleidsbasis per zorgvorm met onder andere:

• het primair proces;
• een kwaliteitshandboek;
• een personeelshandboek;
• protocollen;
• bewerkbare templates;
• gebruiksaanwijzingen en checklists;
• planning;
• kennisbronnen.

Daarnaast kan aanvullende ondersteuning beschikbaar zijn bij bijvoorbeeld implementatie, interne audits, aanbestedingen en het opvolgen van inspectiebevindingen.

Heb je al beleid of een certificering, dan hoef je dus niet opnieuw bij nul te beginnen. Zorgly kan helpen om bestaand kwaliteitsmanagement makkelijker te onderhouden, wijzigingen te verwerken en beleid beter te verbinden met de dagelijkse uitvoering.

Zorgly vervangt je kwaliteitsfunctionaris of bestaande systemen niet. Het biedt een onderhouden beleidsbasis en praktische hulpmiddelen waarop je eigen kwaliteitsmanagement kan voortbouwen.

Bekijk de voordelen van Zorgly om te beoordelen of Zorgly past naast jullie bestaande kwaliteitsaanpak.

Conclusie

Al beleid hebben of HKZ- of ISO-gecertificeerd zijn betekent niet automatisch dat je Zorgly nodig hebt. Wanneer beleid structureel wordt onderhouden, medewerkers ermee werken en kwaliteit intern goed wordt gecontroleerd en verbeterd, heb je al een sterke basis.

De mogelijke toegevoegde waarde van Zorgly ontstaat vooral wanneer zorgbeleid onderhouden, actualiseren, uniform maken en borgen veel interne capaciteit vraagt.

Je hoeft daarbij niet ieder bestaand document te vervangen. Het gaat erom dat je bepaalt wat goed werkt, wat aangepast moet worden en waar een onderhouden beleidsbasis tijd kan besparen.

Ook na certificering blijft kwaliteitsmanagement doorgaan. Beleid moet blijven aansluiten op de organisatie, medewerkers moeten ermee kunnen werken en verbeterpunten moeten aantoonbaar worden opgevolgd.

Veelgestelde vragen over Zorgly als je al beleid hebt