Het aanbieden van dagbesteding brengt verschillende vaste en variabele kosten met zich mee. Naast personeel, huisvesting en materialen moet een dagbestedingsorganisatie rekening houden met vervoer, administratie, kwaliteit, verzekeringen en niet-declarabele uren.
De totale kosten hangen af van onder meer de doelgroep, groepsgrootte, begeleidingsintensiteit, locatie en financieringsvorm. Een arbeidsmatige dagbesteding heeft bijvoorbeeld andere kosten dan belevingsgerichte dagbesteding voor cliënten met een intensieve ondersteuningsbehoefte.
Een realistische begroting is daarom essentieel. Alleen wanneer alle directe en indirecte kosten zijn meegenomen, kan een organisatie beoordelen of de tarieven voldoende zijn voor kwalitatieve en financieel duurzame dienstverlening.
Welke kosten heeft een dagbestedingsorganisatie?
De kosten van dagbesteding kunnen worden onderverdeeld in:
- personeelskosten;
- huisvestingskosten;
- materiaal- en activiteitenkosten;
- vervoerskosten;
- administratie en ICT;
- kwaliteit en beleid;
- verzekeringen en algemene bedrijfskosten;
- marketing en samenwerking;
- reserveringen en financiële buffers.
Niet iedere kostenpost kan afzonderlijk worden gedeclareerd. Veel uitgaven moeten worden betaald vanuit het afgesproken tarief per cliënt, dagdeel, uur of arrangement.
1. Personeelskosten
Personeel is meestal de grootste kostenpost van een dagbestedingsorganisatie. Hoeveel medewerkers nodig zijn, hangt af van de doelgroep, groepsgrootte en begeleidingsintensiteit.
Denk aan kosten voor:
- begeleiders;
- persoonlijk begeleiders;
- activiteitenbegeleiders;
- jobcoaches;
- gedragsdeskundigen;
- chauffeurs;
- administratieve medewerkers;
- coördinatie en management.
Naast het brutosalaris moet de organisatie rekening houden met:
- werkgeverslasten;
- pensioenpremies;
- vakantiegeld;
- verlofuren;
- ziekteverzuim;
- vervanging;
- scholing;
- intervisie;
- arbodienstverlening;
- werving en selectie.
Een veelgemaakte fout is om alleen te rekenen met de uren waarop een medewerker rechtstreeks cliënten begeleidt. Ook overleg, voorbereiding, rapportage, reistijd, scholing en administratie kosten tijd.
2. Personeelsbezetting en begeleidersratio
De personeelsbezetting bepaalt in belangrijke mate zowel de kwaliteit als de kostprijs van dagbesteding.
Bij het bepalen van de bezetting moet je kijken naar:
- het aantal cliënten;
- de ondersteuningsbehoefte;
- gedrags- en veiligheidsrisico’s;
- benodigde individuele begeleiding;
- persoonlijke verzorging;
- aanwezigheid van vrijwilligers of stagiairs;
- achterwacht bij incidenten;
- vervanging tijdens pauzes en ziekte.
Een hoge groepsbezetting kan financieel aantrekkelijk lijken, maar is niet verantwoord wanneer medewerkers onvoldoende toezicht of begeleiding kunnen bieden.
Vrijwilligers en stagiairs kunnen waardevol zijn, maar mogen gekwalificeerde medewerkers niet vervangen wanneer professionele begeleiding noodzakelijk is.
3. Huisvestingskosten
Een dagbestedingslocatie moet passen bij de doelgroep en de aangeboden activiteiten. De huisvestingskosten bestaan niet alleen uit huur of hypotheek.
Denk ook aan:
- gas, water en elektriciteit;
- gemeentelijke belastingen;
- schoonmaak;
- afvalverwerking;
- onderhoud;
- beveiliging;
- brandveiligheid;
- internet en telefonie;
- tuin- of terreinonderhoud;
- inrichting en inventaris.
Afhankelijk van de doelgroep kunnen aanpassingen nodig zijn, zoals:
- rolstoeltoegankelijke ingangen;
- aangepaste toiletten;
- brede doorgangen;
- tilliften;
- prikkelarme ruimtes;
- rustruimtes;
- veilige werkplaatsen;
- aangepaste keukenvoorzieningen.
Neem ook toekomstige vervanging en groot onderhoud mee in de begroting.
4. Materiaal- en activiteitenkosten
De benodigde materialen hangen af van de vorm van dagbesteding.
Mogelijke kosten zijn:
- creatieve materialen;
- gereedschap;
- machines;
- sport- en bewegingsmateriaal;
- educatieve middelen;
- tuinmaterialen;
- keukenbenodigdheden;
- beschermingsmiddelen;
- spel- en muziekmaterialen;
- abonnementen en uitstapjes.
Materialen moeten regelmatig worden aangevuld, onderhouden of vervangen. Bij arbeidsmatige dagbesteding kunnen bovendien grondstoffen, verpakkingen en bedrijfsmiddelen nodig zijn.
Controleer bij commerciële activiteiten welke opbrengsten worden verwacht en hoe deze zich verhouden tot de kosten, begeleiding en doelstelling van de dagbesteding.
5. Kosten voor eten en drinken
Veel dagbestedingsorganisaties bieden koffie, thee, fruit, lunch of andere maaltijden aan. Of deze kosten in het afgesproken tarief zijn opgenomen, hangt af van de financieringsvorm en contractvoorwaarden.
Begroot onder andere:
- dagelijkse consumpties;
- maaltijden;
- dieetwensen;
- voedselveiligheid;
- keukenmaterialen;
- schoonmaakmiddelen;
- voorraadbeheer.
Vraag niet zonder meer een aanvullende bijdrage aan cliënten. Controleer eerst welke kosten al onderdeel zijn van het zorgtarief en welke afspraken gelden met de gemeente, het zorgkantoor of de budgethouder.
6. Vervoerskosten voor dagbesteding
Voor veel cliënten is vervoer noodzakelijk om de dagbestedingslocatie te bereiken. Deze kosten kunnen een groot deel van de totale begroting vormen.
Denk aan:
- aanschaf of lease van voertuigen;
- afschrijving;
- onderhoud en reparaties;
- brandstof of laadkosten;
- verzekeringen;
- wegenbelasting;
- chauffeurs;
- planning;
- rolstoelvoorzieningen;
- vervangend vervoer;
- externe vervoerders.
Onderzoek vooraf wie verantwoordelijk is voor het vervoer. De cliënt, gemeente, zorgaanbieder of een externe vervoerder kan deze taak uitvoeren. De afspraken verschillen per contract en financieringsvorm.
Houd ook rekening met lege kilometers, wachttijd, verkeersdrukte en afzeggingen.
7. Administratie en cliëntdossiers
Een dagbestedingsorganisatie moet de ondersteuning kunnen plannen, registreren, evalueren en verantwoorden.
Administratieve kosten ontstaan onder andere door:
- intake en aanmelding;
- cliëntdossiers;
- ondersteuningsplannen;
- rapportages;
- evaluaties;
- presentieregistratie;
- declaraties;
- contractbeheer;
- facturatie;
- financiële administratie;
- accountantswerkzaamheden.
Ook tijd die begeleiders besteden aan verslaglegging en overleg hoort bij de kostprijs van de dienstverlening.
8. ICT en informatiebeveiliging
Goede ICT is noodzakelijk voor planning, communicatie, declaratie en veilige dossiervorming.
Mogelijke kosten zijn:
- cliëntdossiersystemen;
- rooster- en planningssoftware;
- boekhoudsoftware;
- declaratiesystemen;
- laptops, tablets en telefoons;
- beveiligde e-mail;
- back-ups;
- gebruikerslicenties;
- onderhoud en ondersteuning;
- informatiebeveiliging.
Goedkope of gratis systemen kunnen uiteindelijk extra kosten veroorzaken wanneer gegevens onvoldoende beveiligd zijn, systemen niet samenwerken of medewerkers veel handmatig werk moeten verrichten.
9. Kwaliteitsbeleid en wettelijke verplichtingen
Kwaliteit kost tijd en geld, maar is noodzakelijk voor veilige en professionele dagbesteding.
Denk aan kosten voor:
- beleidsdocumenten;
- protocollen;
- risico-inventarisaties;
- incidentregistratie;
- klachtenafhandeling;
- cliëntparticipatie;
- privacybeleid;
- interne controles;
- scholing;
- externe audits;
- certificering, wanneer van toepassing.
Een keurmerk of certificaat is niet voor iedere dagbestedingsorganisatie automatisch verplicht. Een gemeente, zorgkantoor, hoofdaannemer of samenwerkingspartner kan hier wel voorwaarden aan stellen.
Lees ook zorgbeleid, kwaliteitsbeleid zorg: wat moet je regelen en interne audits zorg.
10. Scholing en deskundigheidsbevordering
Medewerkers moeten beschikken over kennis die aansluit bij de doelgroep en activiteiten.
Scholingskosten kunnen betrekking hebben op:
- bedrijfshulpverlening;
- medicatieveiligheid;
- omgaan met agressie;
- autisme;
- psychiatrische problematiek;
- niet-aangeboren hersenletsel;
- persoonlijke verzorging;
- methodisch werken;
- meldcode;
- privacy;
- ergonomisch en veilig werken.
Neem naast opleidingskosten ook de vervanging en niet-productieve uren tijdens scholing mee.
Conclusie
De kosten voor het leveren van dagbesteding bestaan uit veel meer dan personeel, huisvesting en materialen. Ook vervoer, administratie, ICT, kwaliteit, scholing, verzekeringen en lege plaatsen bepalen de werkelijke kostprijs.
Door alle directe en indirecte kosten in kaart te brengen, kan een dagbestedingsorganisatie beoordelen of een tarief voldoende is. Een realistische begroting, passende financiële buffer en periodieke kostprijsberekening vormen daarmee de basis voor kwalitatieve én duurzame dagbesteding.
Veelgestelde vragen over de kosten van dagbesteding
Personeel is meestal de grootste kostenpost. Naast salarissen moet je rekening houden met werkgeverslasten, verlof, ziekte, vervanging, scholing en indirecte uren.
Tel alle directe en indirecte jaarlijkse kosten bij elkaar op en verdeel deze over een realistisch aantal declareerbare uren, dagdelen of dagen.
Dat verschilt per financieringsvorm en contract. Controleer altijd of vervoer onderdeel is van het tarief en wie verantwoordelijk is voor de organisatie ervan.
Dat hangt af van de financiering en contractvoorwaarden. Kosten die al onderdeel zijn van het zorgtarief mogen niet zonder meer opnieuw bij cliënten in rekening worden gebracht.
Niet altijd. Gemeenten, zorgkantoren, hoofdaannemers of andere opdrachtgevers kunnen wel eisen stellen aan certificering en kwaliteitsborging.
Indirecte personeelsuren, ziektevervanging, leegstand, vervoer, scholing, ICT, verzekeringen, onderhoud en financiële reserves worden regelmatig onderschat.
Dat verschilt per organisatie. De buffer moet passen bij de personeelskosten, contractrisico’s, betalingstermijnen, onderhoudsverplichtingen en afhankelijkheid van enkele cliënten of opdrachtgevers.
Zorgly ondersteunt dagbestedingsorganisaties met beleidsdocumenten, protocollen, formats en kwaliteitshandboeken. Hiermee kunnen organisaties processen efficiënter inrichten en kwaliteit beter borgen.
