Wil je als zorgorganisatie een HKZ-keurmerk halen? Dan moet je kunnen aantonen dat je werkt met een goed ingericht kwaliteitsmanagementsysteem. Dat betekent niet alleen dat je beschikt over beleid en protocollen, maar ook dat medewerkers deze afspraken toepassen en dat je de kwaliteit van zorg structureel verbetert.
Om een HKZ-certificaat te behalen, doorloop je verschillende stappen: van het kiezen van de juiste norm tot een externe audit door een certificerende instelling.
In dit stappenplan lees je welke HKZ-eisen belangrijk zijn, hoe het certificeringstraject verloopt, welke kosten je kunt verwachten en hoe je jouw organisatie voorbereidt op de audit.
Wat is het HKZ-keurmerk?
HKZ staat voor Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector. Het HKZ-keurmerk is een kwaliteitscertificering voor organisaties in zorg en welzijn. Hiermee toon je aan dat jouw organisatie werkt volgens een erkende kwaliteitsnorm en aandacht besteedt aan het continu verbeteren van de zorgverlening.
HKZ is onderdeel van NEN, het Nederlandse normalisatie-instituut. Er bestaan verschillende HKZ-normen, afgestemd op de omvang en het type zorgorganisatie.
Een HKZ-certificaat laat zien dat je onder andere aandacht besteedt aan:
- cliëntgerichte en veilige zorg;
- duidelijke processen en verantwoordelijkheden;
- klachten- en incidentenregistratie;
- deskundigheid van medewerkers;
- risicomanagement;
- privacy en dossiervorming;
- interne audits en verbetermaatregelen;
- structurele kwaliteitsverbetering.
Belangrijk: het behalen van een HKZ-keurmerk betekent niet alleen dat je documenten op orde hebt. Tijdens een audit moet je aantonen dat het kwaliteitssysteem daadwerkelijk functioneert.
Is een HKZ-keurmerk verplicht?
Een HKZ-keurmerk is niet voor iedere zorgorganisatie wettelijk verplicht. Wel kunnen gemeenten, zorgkantoren, hoofdaannemers en andere opdrachtgevers certificering als voorwaarde stellen bij contractering of aanbestedingen.
Of jouw organisatie een HKZ-certificaat nodig heeft, hangt onder andere af van:
- de zorgvorm die je aanbiedt;
- de eisen van opdrachtgevers;
- contractuele afspraken;
- de omvang van je organisatie;
- eventuele alternatieve kwaliteitscertificeringen die worden geaccepteerd.
Ook zonder certificeringsplicht kan een HKZ-keurmerk waardevol zijn. Het helpt je om kwaliteit aantoonbaar te organiseren en te laten zien dat je structureel werkt aan verbetering.
Voor welke zorgorganisaties is HKZ-certificering geschikt?
HKZ-certificering is relevant voor verschillende organisaties binnen zorg en welzijn, waaronder:
- thuiszorg- en wijkverplegingsorganisaties;
- organisaties voor dagbesteding;
- begeleid en beschermd wonen;
- jeugdhulpaanbieders;
- gezinshuizen;
- organisaties voor ambulante begeleiding;
- ggz-aanbieders;
- kleine zorgorganisaties;
- zelfstandige zorgprofessionals.
Welke HKZ-norm past bij jouw zorgorganisatie?
Niet iedere organisatie hoeft aan dezelfde HKZ-norm te voldoen. Er bestaan verschillende certificatieschema’s.
| HKZ-norm | Voor wie? |
|---|---|
| HKZ Kleine Organisaties (HKZ 143) | Organisaties binnen zorg en welzijn met maximaal 10 fte |
| HKZ ZZP’ers in de zorg | Zelfstandige zorgprofessionals |
| Sectorspecifieke HKZ-normen | Zorgorganisaties waarvoor een passende sectorale norm bestaat |
De HKZ 143:2021-norm is specifiek ontwikkeld voor kleine organisaties binnen zorg en welzijn met maximaal 10 fte.
Welke norm het meest geschikt is, hangt af van je werkzaamheden, organisatiestructuur en eventuele contracteisen.
Raadpleeg voor de actuele normen het officiële overzicht van HKZ.
Waarom een HKZ-keurmerk behalen?
Een HKZ-keurmerk kan verschillende voordelen bieden voor jouw zorgorganisatie.
1. Aantoonbare kwaliteit van zorg
Je laat zien dat je werkt volgens vastgelegde processen en dat je de kwaliteit regelmatig beoordeelt en verbetert.
2. Sterkere positie bij aanbestedingen
Gemeenten, zorgkantoren en andere opdrachtgevers kunnen vragen om een erkend kwaliteitscertificaat. HKZ kan helpen om aan dergelijke contracteisen te voldoen.
3. Duidelijke verantwoordelijkheden
Een ingericht kwaliteitssysteem maakt duidelijk wie verantwoordelijk is voor beleid, zorgprocessen, veiligheid en verbetermaatregelen.
4. Betere voorbereiding op audits en inspecties
Door regelmatig processen te controleren, kun je knelpunten eerder signaleren en aantonen hoe je verbeteringen doorvoert.
5. Meer vertrouwen bij cliënten en samenwerkingspartners
Een onafhankelijk getoetst kwaliteitssysteem kan bijdragen aan vertrouwen in jouw organisatie.
Het certificaat is daarbij geen doel op zichzelf. De grootste waarde ligt in een kwaliteitsmanagementsysteem dat medewerkers daadwerkelijk ondersteunt.
Stappenplan HKZ-keurmerk halen
Het behalen van een HKZ-certificaat vraagt voorbereiding. Onderstaande negen stappen helpen je om gestructureerd toe te werken naar certificering.
Stap 1: Kies de juiste HKZ-norm
Bepaal eerst welke HKZ-norm van toepassing is op jouw zorgorganisatie.
Houd daarbij rekening met de omvang van de organisatie, het type zorg, het aantal medewerkers, de risico’s binnen het primaire proces en de eisen van opdrachtgevers.
Een kleine organisatie voor dagbesteding heeft bijvoorbeeld andere processen en verantwoordelijkheden dan een grotere zorgaanbieder met meerdere locaties.
Controleer ook of opdrachtgevers een specifieke norm verlangen. Niet iedere kwaliteitscertificering wordt automatisch als gelijkwaardig geaccepteerd.
Stap 2: Voer een nulmeting uit
Met een nulmeting onderzoek je in hoeverre jouw organisatie al voldoet aan de gekozen HKZ-norm.
Je kijkt bijvoorbeeld naar:
- de aanwezigheid van een kwaliteitshandboek;
- beschreven zorgprocessen;
- cliëntdossiers en zorgplannen;
- klachten- en incidentenregistratie;
- personeelsbeleid en scholing;
- risicomanagement;
- interne audits;
- evaluaties en verbetermaatregelen.
Een nulmeting maakt duidelijk welke onderdelen al goed functioneren en waar nog verbeteringen nodig zijn.
Zo voorkom je dat je onnodig nieuwe documenten opstelt of belangrijke risico’s over het hoofd ziet.
Lees ook: interne audits in de zorg.
Stap 3: Maak een plan van aanpak
Op basis van de nulmeting stel je een plan van aanpak op.
Hierin leg je vast welke verbeteringen nodig zijn, wie verantwoordelijk is en wanneer de werkzaamheden worden uitgevoerd.
| Onderdeel | Voorbeeld |
|---|---|
| Prioriteiten | Eerst cliëntveiligheid en risicovolle processen |
| Verantwoordelijkheden | Wie beheert en beoordeelt het beleid? |
| Planning | Wanneer moeten verbeteringen zijn uitgevoerd? |
| Bewijsvoering | Welke registraties tonen aan dat processen werken? |
| Verbeteracties | Hoe worden afwijkingen opgelost en opgevolgd? |
Zorg dat je plan realistisch blijft. Begin bij de onderwerpen die het grootste effect hebben op de kwaliteit en veiligheid van zorg.
Stap 4: Richt het kwaliteitsmanagementsysteem in
Een belangrijk onderdeel van HKZ-certificering is het opstellen en onderhouden van een kwaliteitsmanagementsysteem.
Dit systeem beschrijft hoe jouw organisatie kwaliteit organiseert, bewaakt en verbetert.
Afhankelijk van de gekozen norm en zorgvorm kunnen de volgende onderdelen relevant zijn:
- kwaliteitshandboek;
- procesbeschrijvingen;
- intake- en aanmeldprocedure;
- zorg- en begeleidingsplannen;
- klachtenregeling;
- incidentenbeleid;
- privacybeleid;
- personeels- en scholingsbeleid;
- risico-inventarisatie;
- auditplanning;
- directiebeoordeling;
- registratie van verbetermaatregelen.
De benodigde documenten verschillen per organisatie en certificeringsnorm. Niet ieder genoemd onderdeel is in precies dezelfde vorm verplicht.
Een goed kwaliteitssysteem is vooral praktisch toepasbaar. Medewerkers moeten weten welke afspraken gelden, waar zij documenten kunnen vinden en hoe zij volgens de vastgestelde werkwijze handelen.
Lees ook: kwaliteitsbeleid in de zorg: wat moet je regelen?
Stap 5: Implementeer het kwaliteitssysteem
Alleen beleid en protocollen opstellen is onvoldoende. Je moet kunnen aantonen dat de afspraken worden toegepast.
Dat betekent bijvoorbeeld dat medewerkers weten:
- hoe incidenten worden gemeld;
- hoe cliëntdossiers worden bijgehouden;
- wanneer zorgplannen worden geëvalueerd;
- hoe klachten worden behandeld;
- wie verantwoordelijk is voor verbeteracties;
- welke procedures gelden bij veiligheidsrisico’s.
Betrek medewerkers daarom bij de implementatie. Gebruik teamoverleggen, casusbesprekingen en periodieke evaluaties om te controleren of afspraken in de praktijk werken.
Stap 6: Voer een interne audit uit
Voordat de externe HKZ-audit plaatsvindt, toets je intern of jouw organisatie voldoet aan de gekozen norm.
Tijdens een interne audit beoordeel je niet alleen de aanwezigheid van documenten, maar ook de uitvoering van processen.
Denk aan het controleren van cliëntdossiers, incidentmeldingen, personeelsdossiers, risicobeheersing en verbetermaatregelen.
De uitkomsten gebruik je om tekortkomingen aan te pakken.
Een interne audit is daarmee niet alleen voorbereiding op certificering, maar ook een belangrijk instrument om de kwaliteit van zorg te verbeteren.
Lees meer over interne audits.
Stap 7: Kies een certificerende instelling
Voor het behalen van een HKZ-keurmerk schakel je een onafhankelijke certificerende instelling in.
HKZ voert de certificeringsaudits niet zelf uit. Alleen certificerende instellingen met een overeenkomst met HKZ mogen de betreffende HKZ-certificaten afgeven.
Bij het vergelijken van certificerende instellingen kun je letten op:
- ervaring binnen jouw zorgsector;
- bevoegdheid voor de gekozen HKZ-norm;
- opbouw en duur van de audit;
- kosten voor certificering;
- kosten van tussentijdse audits;
- voorwaarden voor hercertificering.
HKZ adviseert om al vroeg in het traject contact op te nemen met certificerende instellingen.
Een overzicht vind je op de website van HKZ.
Stap 8: Doorloop de externe HKZ-audit
Tijdens de externe audit beoordeelt de certificerende instelling of jouw kwaliteitsmanagementsysteem aan de eisen van de gekozen HKZ-norm voldoet.
De initiële audit bestaat doorgaans uit twee fasen:
Fase 1: Beoordeling van de voorbereiding
De auditor onderzoekt of jouw organisatie voldoende is voorbereid op de daadwerkelijke certificeringsaudit.
Fase 2: Beoordeling van het kwaliteitssysteem
De auditor beoordeelt hoe het kwaliteitssysteem functioneert. Daarbij kunnen documenten, registraties, processen en gesprekken met medewerkers worden betrokken.
Eventuele afwijkingen moeten volgens de afspraken met de certificerende instelling worden opgevolgd.
Wanneer de instelling positief oordeelt over het voldoen aan de norm, kan het HKZ-certificaat worden toegekend.
Stap 9: Zorg voor borging en hercertificering
Na het behalen van het HKZ-keurmerk moet jouw organisatie blijven voldoen aan de certificeringseisen.
Voor de meeste HKZ-normen geldt een certificeringscyclus van drie jaar, met periodieke tussentijdse toetsingen.
Om het kwaliteitssysteem actueel te houden, is het belangrijk om:
- interne audits te blijven uitvoeren;
- incidenten en klachten te evalueren;
- verbetermaatregelen op te volgen;
- medewerkers te scholen;
- beleid periodiek te beoordelen;
- een directiebeoordeling uit te voeren waar de norm dat vereist;
- tijdig te starten met hercertificering.
Lees ook: directiebeoordeling HKZ.
Wat kost een HKZ-keurmerk?
De kosten voor het behalen van een HKZ-certificaat verschillen per zorgorganisatie.
De uiteindelijke prijs hangt onder andere af van:
- de gekozen HKZ-norm;
- de omvang van de organisatie;
- het aantal medewerkers en locaties;
- de benodigde auditdagen;
- de huidige inrichting van het kwaliteitssysteem;
- eventuele externe begeleiding;
- periodieke audits en hercertificering.
Bij de voorbereiding moet je rekening houden met zowel externe certificeringskosten als interne werkzaamheden.
Denk bijvoorbeeld aan het actualiseren van beleid, uitvoeren van een nulmeting, scholen van medewerkers en voorbereiden van de interne audit.
Wat kost HKZ-certificering voor een kleine zorgorganisatie?
Ook bij een kleine zorgorganisatie is er geen vast bedrag dat voor iedere situatie geldt. De auditkosten en voorbereidingswerkzaamheden verschillen per norm en certificerende instelling.
Vraag daarom bij meerdere certificerende instellingen een offerte aan en controleer welke kosten zijn inbegrepen.
Wat is het verschil tussen HKZ en ISO 9001?
HKZ en ISO 9001 zijn beide gericht op kwaliteitsmanagement en continue verbetering. Toch zijn er verschillen.
| HKZ | ISO 9001 |
|---|---|
| Ontwikkeld voor zorg en welzijn | Internationale kwaliteitsmanagementnorm |
| Kent verschillende zorg- en sectorspecifieke normen | Toepasbaar binnen vrijwel iedere sector |
| Sluit aan op processen binnen zorg- en welzijnsorganisaties | Richt zich op algemene kwaliteitsmanagementprincipes |
| Certificering volgens de gekozen HKZ-norm | Certificering volgens ISO 9001 |
Welke certificering het beste past, hangt af van jouw organisatie en de eisen van opdrachtgevers.
Sommige HKZ-normen sluiten aan op ISO 9001, maar HKZ en ISO 9001 zijn niet automatisch uitwisselbaar.
Bekijk ook: stappenplan ISO-keurmerk halen.
Veelgemaakte fouten bij HKZ-certificering
Alleen documenten verzamelen
Een kwaliteitssysteem moet meer zijn dan een verzameling beleidsstukken. Tijdens de audit moet zichtbaar zijn dat medewerkers volgens de afspraken werken.
Het kwaliteitssysteem te ingewikkeld maken
Te uitgebreide procedures kunnen leiden tot onnodige administratie. Richt het systeem daarom zo in dat het aansluit op de dagelijkse praktijk en de gekozen norm.
Onvoldoende aandacht voor interne audits
Zonder periodieke toetsing blijven tekortkomingen mogelijk onopgemerkt. Interne audits helpen om risico’s en verbeterpunten tijdig te signaleren.
Onduidelijke verantwoordelijkheden
Wanneer niemand verantwoordelijk is voor het onderhouden van beleid en het opvolgen van verbeteracties, bestaat het risico dat werkzaamheden blijven liggen.
Verbetermaatregelen niet opvolgen
Een incident registreren is niet voldoende. Je moet ook kunnen aantonen welke acties zijn ondernomen en of deze effect hebben gehad.
Hoe helpt Zorgly bij het behalen van een HKZ-keurmerk?
Een HKZ-traject vraagt veel van een zorgorganisatie. Beleid moet worden opgesteld, processen moeten worden vastgelegd en medewerkers moeten weten hoe zij volgens deze afspraken werken.
Zorgly helpt zorgorganisaties bij het inrichten, onderhouden en verbeteren van hun kwaliteitsmanagementsysteem.
Met de online beleidsomgeving van Zorgly krijg je toegang tot praktisch toepasbaar kwaliteitsbeleid en hulpmiddelen die aansluiten op jouw zorgvorm.
Denk aan:
- Kwaliteitshandboek: beleid voor kwaliteitsmanagement, risico’s, klachten en verbetermaatregelen.
- Primair proces: procesbeschrijvingen en protocollen voor de dagelijkse zorgverlening.
- Personeelshandboek: afspraken over medewerkers, deskundigheid en scholing.
- Bewerkbare templates: voorbeelden voor onder andere zorgplannen, registraties en evaluaties.
- Gebruiksaanwijzing met checklists: ondersteuning bij de inrichting en toepassing van beleid.
- Planningstool: hulpmiddel om terugkerende kwaliteitswerkzaamheden te plannen.
- Aanvullende ondersteuning: bijvoorbeeld bij interne audits, implementatie en voorbereiding op certificering.
Zo hoef je niet ieder beleidsdocument vanaf nul op te stellen en kun je gericht werken aan een kwaliteitsmanagementsysteem dat ook in de praktijk bruikbaar is.
Zorgly certificeert niet zelf en kan geen HKZ-keurmerk garanderen. De certificerende instelling beoordeelt of jouw organisatie aan de gekozen norm voldoet.
Conclusie: een HKZ-keurmerk halen begint bij goed kwaliteitsbeleid
Het behalen van een HKZ-keurmerk vraagt om een passende norm, duidelijke processen, betrokken medewerkers en een aantoonbaar werkend kwaliteitsmanagementsysteem.
Door tijdig te beginnen met een nulmeting, verbeterplan en interne audit, bereid je jouw organisatie gericht voor op certificering.
Ook na het behalen van het certificaat blijft kwaliteitsverbetering belangrijk.
Wil je jouw zorgorganisatie voorbereiden op HKZ-certificering? Zorgly ondersteunt je met praktisch kwaliteitsbeleid, protocollen, bewerkbare templates en aanvullende expertise bij audits en certificeringsvoorbereiding.
Veelgestelde vragen over het HKZ-keurmerk
HKZ staat voor Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector. Het is een kwaliteitscertificering waarmee zorg- en welzijnsorganisaties kunnen aantonen dat hun kwaliteitsmanagementsysteem aan de gekozen HKZ-norm voldoet.
Je kiest de juiste HKZ-norm, voert een nulmeting uit, richt het kwaliteitssysteem in, implementeert de werkwijzen en laat een externe audit uitvoeren door een certificerende instelling.
Nee, HKZ-certificering is niet voor iedere zorgorganisatie wettelijk verplicht. Gemeenten, zorgkantoren of andere opdrachtgevers kunnen certificering wel als contractvoorwaarde stellen.
De kosten hangen af van de HKZ-norm, omvang van de organisatie, benodigde auditdagen, voorbereiding en certificerende instelling. Vraag meerdere offertes aan om de kosten te vergelijken.
Voor de meeste HKZ-normen geldt een certificeringscyclus van drie jaar. Tijdens deze periode vinden periodieke controles plaats. Daarna is hercertificering nodig.
HKZ 143:2021 is bedoeld voor organisaties binnen zorg en welzijn met maximaal 10 fte. Daarnaast bestaat een afzonderlijke HKZ-norm voor zelfstandige zorgprofessionals.
Een interne audit wordt georganiseerd om zelf te controleren of processen en afspraken voldoen aan de eisen. Een externe HKZ-audit wordt uitgevoerd door een certificerende instelling en vormt de basis voor het certificeringsbesluit.
Zorgly helpt bij het inrichten van kwaliteitsbeleid, protocollen en bijbehorende processen. Ook kan Zorgly ondersteunen bij interne audits en certificeringsvoorbereiding. Het uiteindelijke certificaat wordt alleen toegekend door een bevoegde certificerende instelling.
