Een HKZ certificaat laat zien dat een zorgorganisatie werkt met een getoetst kwaliteitssysteem. Voor veel zorgorganisaties is het certificaat een belangrijk bewijs dat kwaliteit, veiligheid en verbetering structureel zijn georganiseerd.
Deze pagina is bedoeld voor zorgorganisaties, bestuurders, kwaliteitsmedewerkers, startende zorgaanbieders, aanbieders van begeleid wonen, dagbesteding, jeugdhulp, ggz, thuiszorg, kleinschalige zorg en organisaties die zich voorbereiden op certificering.
Een HKZ certificaat draait niet alleen om documenten. Het gaat juist om aantoonbare kwaliteit, audits, verbetermaatregelen en borging binnen de dagelijkse praktijk. De certificering laat zien dat een kwaliteitssysteem extern is beoordeeld en voldoet aan een passende HKZ-norm.
Zorgly certificeert niet zelf. Wel ondersteunt Zorgly zorgorganisaties bij de voorbereiding op HKZ-certificering, zodat beleid, processen, audits en verbetermaatregelen goed aansluiten op de praktijk.
Wil je eerst meer weten over de norm zelf? Lees dan ook onze pagina over voldoen aan HKZ.
Wat is een HKZ certificaat?
Een HKZ certificaat toont aan dat een zorgorganisatie voldoet aan een passende HKZ-norm en dat het kwaliteitssysteem is beoordeeld door een externe certificerende instelling.
HKZ staat voor Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector. De verschillende HKZ-normen zijn ontwikkeld voor organisaties binnen zorg en welzijn en richten zich op kwaliteitsmanagement, veiligheid, cliëntgericht werken en continue verbetering.
Een HKZ certificaat is geen bewijs dat een organisatie perfect werkt of nooit fouten maakt. Het laat zien dat de organisatie beschikt over een kwaliteitssysteem dat wordt beoordeeld, onderhouden en verbeterd.
Daarnaast wordt gekeken of afspraken niet alleen op papier bestaan, maar ook worden toegepast binnen de dagelijkse praktijk.
Daarom heeft een HKZ certificaat vooral waarde wanneer het kwaliteitssysteem ook na de audit actief blijft functioneren en medewerkers weten hoe zij bijdragen aan kwaliteit en veiligheid.
Waarom willen zorgorganisaties een HKZ certificaat?
Veel zorgorganisaties kiezen voor een HKZ certificaat omdat zij kwaliteit beter willen organiseren, willen professionaliseren of moeten voldoen aan eisen van opdrachtgevers en financiers.
Redenen om een HKZ certificaat te behalen zijn bijvoorbeeld:
- gemeenten of opdrachtgevers vragen om certificering;
- hoofdaannemers stellen HKZ als voorwaarde;
- aanbestedingen vragen om een aantoonbaar kwaliteitssysteem;
- de organisatie wil professionaliseren;
- groei naar meerdere locaties vraagt meer structuur;
- het bestuur wil meer grip op kwaliteit en verbetermaatregelen;
- cliënten, vertegenwoordigers en verwijzers verwachten aantoonbare kwaliteit;
- een externe audit helpt om verbeterpunten zichtbaar te maken.
Het certificaat zelf is vaak de aanleiding. De echte waarde zit echter in een kwaliteitssysteem dat medewerkers ondersteunt, risico’s beheersbaar maakt en verbetering structureel organiseert.
Is een HKZ certificaat verplicht?
Een HKZ certificaat is niet automatisch wettelijk verplicht voor iedere zorgorganisatie. Toch kan certificering in de praktijk wel noodzakelijk worden door contracten, aanbestedingen, gemeenten, zorgkantoren, hoofdaannemers of andere opdrachtgevers.
Of HKZ nodig is, hangt onder andere af van:
- de zorgvorm;
- de financieringsstructuur;
- de sector waarin de organisatie actief is;
- contractuele verplichtingen;
- de groeifase van de organisatie;
- de eisen van opdrachtgevers.
In sommige situaties sluit HKZ goed aan. In andere gevallen kan ISO 9001 beter passen. Daarnaast zijn er organisaties die zonder certificering werken, maar wel beschikken over een aantoonbaar kwaliteitssysteem.
Daarom is de belangrijkste vraag niet of HKZ verplicht is. Veel belangrijker is of de organisatie kan aantonen dat kwaliteit, veiligheid en verbetering goed zijn georganiseerd.
Meer informatie vind je ook op onze pagina over kwaliteitsadvies zorg.
HKZ certificaat, HKZ keurmerk en HKZ-norm: wat is het verschil?
De termen HKZ certificaat, HKZ keurmerk en HKZ-norm worden regelmatig door elkaar gebruikt. Toch betekenen ze niet hetzelfde.
| Begrip | Betekenis | Praktische duiding |
|---|---|---|
| HKZ-norm | De norm waaraan de organisatie wordt getoetst | Bepaalt welke eisen gelden voor het kwaliteitssysteem |
| HKZ certificaat | Bewijs na succesvolle externe beoordeling | Laat zien dat het kwaliteitssysteem is gecertificeerd |
| HKZ keurmerk | Praktische benaming voor zichtbare HKZ-erkenning | Wordt vaak gebruikt in communicatie naar opdrachtgevers |
| HKZ-audit | Externe toetsing door certificerende instelling | Beoordeelt of de organisatie aan de norm voldoet |
| HKZ-voorbereiding | Interne voorbereiding op certificering | Beleid, processen, audits en bewijsvoering op orde brengen |
Een certificaat volgt pas nadat een externe beoordeling succesvol is afgerond. De voorbereiding begint veel eerder, namelijk bij beleid, processen, interne audits, documentatie en verbetermaatregelen.
Hoe verloopt een HKZ-certificeringstraject?
Een HKZ-certificeringstraject verloopt per organisatie anders. Toch zijn er een aantal stappen die binnen veel trajecten terugkomen.
- Bepalen welke HKZ-norm past bij de organisatie.
- Bestaand beleid, processen en documentatie in kaart brengen.
- Het kwaliteitssysteem inrichten of verbeteren.
- Interne audits uitvoeren.
- Resultaten bespreken tijdens de directiebeoordeling.
- Verbetermaatregelen aantoonbaar afronden.
- Een externe audit laten uitvoeren.
- Eventuele afwijkingen oplossen.
- Het HKZ certificaat behalen en onderhouden.
De exacte invulling verschilt per organisatie. Deze stappen geven vooral inzicht in het traject als geheel. De voorbereiding vraagt daarnaast om keuzes die aansluiten op de doelgroep, zorgvorm, risico’s en omvang van de organisatie.
Wat beoordeelt een auditor bij HKZ-certificering?
Tijdens een HKZ-audit beoordeelt een auditor of het kwaliteitssysteem voldoet aan de gekozen HKZ-norm. Daarbij kijkt de auditor niet alleen naar documenten, maar vooral naar de manier waarop kwaliteit in de praktijk wordt georganiseerd en toegepast.
Onderwerpen die vaak onderdeel zijn van een audit zijn:
- kwaliteitsbeleid;
- kwaliteitshandboek;
- processen en verantwoordelijkheden;
- cliëntgericht werken;
- zorg- of begeleidingsplannen;
- klachten en incidenten;
- verbetermaatregelen;
- personele deskundigheid;
- documentbeheer;
- cliënttevredenheid;
- interne audits;
- directiebeoordelingen;
- naleving van afspraken binnen de dagelijkse praktijk.
Een auditor kijkt niet alleen of documenten bestaan. Daarnaast wordt beoordeeld of documenten actueel zijn, worden gebruikt en bijdragen aan aantoonbare verbetering.
Meer informatie:
Welke documenten heb je nodig voor een HKZ certificaat?
Documentatie speelt een belangrijke rol binnen HKZ-certificering. Tegelijkertijd vraagt HKZ niet om zoveel mogelijk documenten, maar om documenten die passen bij de organisatie en aantoonbaar worden gebruikt.
Veel voorkomende documenttypen zijn:
- kwaliteitsbeleid;
- kwaliteitshandboek;
- procesbeschrijvingen;
- klachtenregeling;
- incidenten- en calamiteitenbeleid;
- personeelsbeleid;
- privacybeleid;
- zorg- of begeleidingsplanstructuur;
- interne auditplanning;
- auditverslagen;
- directiebeoordeling;
- verbeterregister;
- cliënttevredenheidsinformatie;
- documentbeheer.
Deze documenten moeten aansluiten op de doelgroep, zorgvorm, risico’s en dagelijkse praktijk van de organisatie.
Een kwaliteitssysteem wordt namelijk niet sterker door meer documenten. Het wordt sterker door actuele documenten die medewerkers begrijpen, gebruiken en kunnen vertalen naar hun dagelijkse werkzaamheden.
Interne audit en directiebeoordeling vóór HKZ-certificering
Interne audits en directiebeoordelingen zijn belangrijke onderdelen van de voorbereiding op HKZ-certificering. Ze helpen organisaties om te beoordelen of het kwaliteitssysteem goed functioneert voordat een externe auditor langskomt.
Belangrijke aandachtspunten zijn:
- zijn afspraken bekend en toegepast;
- zijn dossiers en registraties op orde;
- worden klachten en incidenten opgevolgd;
- zijn verbetermaatregelen afgerond;
- is documentatie actueel;
- stuurt het management actief op kwaliteit;
- worden auditresultaten gebruikt voor verbetering.
Interne audits en directiebeoordelingen zijn geen formaliteiten. Juist hierdoor wordt zichtbaar waar processen goed functioneren en waar nog bijsturing nodig is vóór certificering.
Meer informatie:
HKZ certificaat behalen voor kleine zorgorganisaties
Veel kleine zorgorganisaties vragen zich af of HKZ-certificering haalbaar is. In de praktijk kan certificering ook voor kleinere aanbieders goed uitvoerbaar zijn, mits het kwaliteitssysteem aansluit op de omvang en risico’s van de organisatie.
Belangrijke aandachtspunten zijn:
- houd documentatie werkbaar;
- voorkom overbodige bureaucratie;
- wijs duidelijke eigenaren aan;
- zorg dat medewerkers beleid begrijpen;
- leg bewijs van uitvoering vast;
- begin tijdig met interne audits;
- kies een norm die past bij de organisatie;
- voorkom afhankelijkheid van één persoon.
Kleine organisaties hebben meestal geen zwaar kwaliteitssysteem nodig. Wel hebben zij behoefte aan een betrouwbaar systeem dat kwaliteit aantoonbaar maakt en ondersteunt.
Lees ook meer over kleinschalige zorg.
Veelgemaakte fouten bij het behalen van een HKZ certificaat
Veel organisaties lopen niet vast op de audit zelf, maar op de voorbereiding en borging daaromheen.
Veel voorkomende fouten zijn:
- pas starten wanneer de auditdatum dichtbij komt;
- HKZ zien als documentenproject;
- beleid kopiëren zonder aansluiting op de praktijk;
- interne audits overslaan of oppervlakkig uitvoeren;
- directiebeoordelingen behandelen als verplicht verslag;
- verbetermaatregelen niet aantoonbaar afronden;
- medewerkers onvoldoende betrekken;
- documentbeheer niet actueel houden;
- geen bewijs verzamelen van uitvoering;
- de verkeerde HKZ-norm kiezen;
- het certificaat belangrijker maken dan kwaliteit.
Een HKZ certificaat behalen lukt niet met documenten alleen. De organisatie moet aantonen dat kwaliteit wordt uitgevoerd, gecontroleerd en verbeterd.
HKZ certificaat behouden: borging na certificering
Een HKZ certificaat behalen is niet het eindpunt. Het kwaliteitssysteem moet ook na certificering blijven functioneren en ontwikkelen.
Belangrijke aandachtspunten voor borging zijn:
- beleid actueel houden;
- de auditplanning blijven volgen;
- verbetermaatregelen opvolgen;
- medewerkers betrokken houden;
- incidenten en klachten gebruiken voor verbetering;
- periodiek directiebeoordelingen uitvoeren;
- wijzigingen verwerken in processen en documentatie;
- het kwaliteitssysteem aanpassen aan groei en nieuwe eisen.
Het grootste risico na certificering is dat HKZ terugvalt naar papier. Door actief te blijven sturen op kwaliteit behoudt het certificaat zijn waarde voor medewerkers, cliënten en opdrachtgevers.
Wanneer heb je hulp nodig bij een HKZ certificaat?
Ondersteuning kan waardevol zijn wanneer de voorbereiding veel tijd vraagt of wanneer kwaliteitssystemen onvoldoende overzicht bieden.
Veel voorkomende situaties zijn:
- je weet niet welke HKZ-norm past;
- je wilt voor het eerst certificeren;
- de auditdatum komt dichterbij;
- documentatie is versnipperd of verouderd;
- interne audits leveren weinig verbeterpunten op;
- directiebeoordelingen ontbreken of zijn oppervlakkig;
- verbetermaatregelen blijven openstaan;
- medewerkers ervaren HKZ als administratie;
- de organisatie groeit naar meerdere locaties;
- een opdrachtgever vraagt certificering;
- eerder auditresultaat bevat afwijkingen;
- het certificaat moet worden behouden of verlengd.
Zorgly helpt organisaties bij voorbereiding, documentatie, interne audits, verbetermaatregelen en borging richting certificering.
Hoe Zorgly helpt bij het behalen van een HKZ certificaat
Zorgly ondersteunt zorgorganisaties als praktische beleids- en kwaliteitspartner. Daarbij richt Zorgly zich op voorbereiding, implementatie en borging van kwaliteitssystemen.
Zorgly helpt onder andere bij:
- HKZ-voorbereiding;
- het bepalen van een passende norm of route;
- kwaliteitsbeleid opstellen of actualiseren;
- kwaliteitshandboeken structureren;
- documentatie en procesbeschrijvingen verbeteren;
- interne audits voorbereiden;
- directiebeoordelingen ondersteunen;
- verbetermaatregelen inzichtelijk maken;
- auditbevindingen opvolgen;
- medewerkers meenemen in werkbare kwaliteit;
- kwaliteitssystemen koppelen aan dossiers, ECD en praktijk;
- borging na certificering.
Zorgly certificeert niet zelf, maar helpt organisaties om beter voorbereid en aantoonbaar klaar te zijn voor certificering en herbeoordelingen.
Veelgestelde vragen over het HKZ certificaat
Een HKZ certificaat toont aan dat een zorgorganisatie voldoet aan een passende HKZ-norm en dat het kwaliteitssysteem extern is beoordeeld.
Niet altijd. In de praktijk kunnen opdrachtgevers, gemeenten, zorgkantoren of aanbestedingen certificering wel verplicht stellen.
Een HKZ certificaat is het formele bewijs van certificering. HKZ keurmerk wordt vaak gebruikt als praktische benaming voor deze erkenning.
Door een passend kwaliteitssysteem op te zetten, interne audits uit te voeren, verbetermaatregelen op te volgen en een externe audit succesvol af te ronden.
Veel organisaties werken onder andere met kwaliteitsbeleid, procesbeschrijvingen, auditverslagen, directiebeoordelingen en een verbeterregister.
Een onafhankelijke certificerende instelling voert de externe audit uit.
Dat hangt af van de omvang van de organisatie, de bestaande documentatie en de mate waarin kwaliteit al is ingericht.
Afwijkingen moeten worden opgevolgd en aantoonbaar worden opgelost voordat certificering kan worden afgerond of behouden.
Door beleid actueel te houden, audits uit te voeren, verbetermaatregelen op te volgen en kwaliteit actief te blijven borgen.
Ja. Zorgly ondersteunt bij voorbereiding, documentatie, audits, verbetermaatregelen en borging richting certificering.
