Medicatieveiligheid in de gehandicaptenzorg

Medicatieveiligheid in de gehandicaptenzorg vraagt om duidelijke afspraken, deskundige medewerkers en een zorgvuldig ingericht medicatieproces. Dat is extra belangrijk omdat cliënten soms niet goed kunnen aangeven wat zij voelen, welke bijwerkingen zij ervaren of wanneer medicatie niet goed werkt.

Bij cliënten met een verstandelijke beperking, lichamelijke beperking of ernstige meervoudige beperking kunnen daarnaast slikproblemen, epilepsie, gedragsveranderingen, polyfarmacie en afhankelijkheid van begeleiders een rol spelen.

Medicatieveiligheid gaat daarom niet alleen over het moment waarop medicatie wordt toegediend. Het gaat om het hele proces: voorschrijven, bestellen, ontvangen, bewaren, klaarzetten, toedienen, registreren, controleren, signaleren, evalueren en leren van fouten.

Deze pagina is bedoeld voor aanbieders binnen de gehandicaptenzorg, woonzorginitiatieven, EMB-zorgaanbieders, begeleiders, verpleegkundigen, kwaliteitsmedewerkers en bestuurders.

Lees ook meer over woonzorg binnen de gehandicaptenzorg en protocollen in de zorg.

Wat is medicatieveiligheid in de gehandicaptenzorg?

Medicatieveiligheid betekent dat medicatie op de juiste manier wordt voorgeschreven, beheerd, toegediend, geregistreerd en geëvalueerd. Het doel is dat cliënten de juiste medicatie krijgen, op het juiste moment, in de juiste dosering en op de juiste manier.

Binnen de gehandicaptenzorg gaat medicatieveiligheid onder andere over:

• duidelijke afspraken over wie medicatie mag geven;
• actuele medicatieoverzichten;
• veilige opslag van medicatie;
• juiste toediening;
• dubbele controle waar nodig;
• goede registratie;
• signaleren van bijwerkingen of veranderingen;
• samenwerking met arts, apotheek en vertegenwoordigers;
• medicatie-incidenten melden en analyseren;
• bevoegd en bekwaam handelen van medewerkers;
• periodieke evaluatie van medicatieafspraken.

Medicatieveiligheid moet altijd aansluiten op de cliënt, de woonvorm, de zorgzwaarte en de mate waarin iemand zelf medicatie kan beheren.

Waarom is medicatieveiligheid extra belangrijk bij mensen met een beperking?

Cliënten binnen de gehandicaptenzorg kunnen extra kwetsbaar zijn voor medicatiefouten of bijwerkingen. Soms gebruiken zij meerdere soorten medicatie of zijn zij volledig afhankelijk van begeleiders voor inname, observatie en signalering.

Belangrijke aandachtspunten zijn:

• cliënten kunnen klachten of bijwerkingen niet altijd goed verwoorden;
• gedragsverandering kan een signaal zijn van pijn, bijwerkingen of verkeerd medicatiegebruik;
• slikproblemen kunnen invloed hebben op toediening;
• epilepsie of andere medische risico’s vragen nauwkeurige opvolging;
• cliënten met EMB zijn vaak volledig afhankelijk van medewerkers;
• medicatie kan invloed hebben op alertheid, stemming, beweging of prikkelverwerking;
• overdrachten tussen medewerkers vergroten de kans op fouten;
• wijzigingen door arts of apotheek moeten snel en correct worden verwerkt;
• onduidelijke verantwoordelijkheden kunnen risico’s vergroten.

Medicatieveiligheid vraagt daarom om aandacht, deskundigheid en goede samenwerking. Een aftekenlijst alleen is niet voldoende.

Lees ook meer over EMB-zorg en Wlz-gehandicaptenzorg.

Het medicatieproces: van voorschrijven tot evalueren

Een veilig medicatieproces bestaat uit meerdere stappen. Elke stap kan foutgevoelig zijn. Daarom moeten verantwoordelijkheden, controles en bevoegdheden vooraf duidelijk zijn vastgelegd.

De veiligheid van het medicatieproces hangt af van de samenhang tussen deze stappen. Een goede toediening heeft weinig waarde wanneer een wijziging niet goed is verwerkt of het medicatieoverzicht niet meer actueel is.

Medicatieprotocol in de gehandicaptenzorg

Een medicatieprotocol beschrijft hoe een organisatie veilig met medicatie omgaat. Het protocol moet praktisch genoeg zijn om medewerkers in de dagelijkse zorg duidelijk te maken wat er van hen wordt verwacht.

Een medicatieprotocol beschrijft meestal:

• doel en reikwijdte;
• rollen en verantwoordelijkheden;
• wie medicatie mag beheren of toedienen;
• bevoegd en bekwaam handelen;
• bestellen en ontvangen van medicatie;
• bewaren en controleren van medicatie;
• toedienen en aftekenen;
• dubbele controle;
• omgaan met zo nodig-medicatie;
• weigering of gemiste medicatie;
• wijzigingen in medicatie;
• retourmedicatie;
• incidenten en afwijkingen;
• samenwerking met arts en apotheek;
• evaluatie en actualisatie.

Een medicatieprotocol moet aansluiten op de feitelijke werkwijze binnen de organisatie. Een algemeen document waar medewerkers in de praktijk weinig mee kunnen, draagt onvoldoende bij aan veilig medicatiebeheer.

Bekijk ook protocollen in de zorg en kwaliteitsbeleid in de zorg.

Bevoegd en bekwaam medicatie toedienen

Medicatie toedienen vraagt om passende deskundigheid. Niet iedere medewerker mag automatisch iedere medicatiehandeling uitvoeren.

De organisatie moet duidelijk vastleggen welke medewerker welke handelingen mag uitvoeren en hoe wordt beoordeeld of iemand daarvoor bekwaam is.

Belangrijke aandachtspunten zijn:

• passende opleiding en ervaring;
• instructie over het medicatieproces;
• scholing en toetsing;
• bekwaamheidsverklaringen, indien relevant;
• onderscheid tussen begeleiden bij inname en medicatie toedienen;
• afspraken over risicovolle medicatie;
• supervisie of achterwacht;
• herhalingstraining;
• vastlegging in het personeelsdossier;
• duidelijkheid over verantwoordelijkheden.

Bevoegd en bekwaam handelen is niet alleen een verklaring op papier. De organisatie moet ook kunnen laten zien dat medewerkers worden geschoold, gecontroleerd en ondersteund en dat incidenten aanleiding geven tot verbetering.

Bij jeugdige cliënten kan ook personeelsbeleid in de jeugdzorg relevant zijn. Bekijk daarnaast kwaliteitsbeleid in de zorg.

Medicatiebeheer en opslag

Medicatie moet veilig worden opgeslagen en alleen toegankelijk zijn voor medewerkers die daar volgens de gemaakte afspraken toegang toe mogen hebben.

Let bij medicatiebeheer onder andere op:

• een afgesloten medicatiekast of medicatieruimte;
• temperatuur en andere bewaarcondities;
• scheiding tussen medicatie van verschillende cliënten;
• herkenbare etiketten;
• actuele medicatielijsten;
• controle op houdbaarheid;
• retourmedicatie;
• opiaten of andere risicovolle medicatie, indien van toepassing;
• medicatie tijdens dagbesteding, vervoer of logeren;
• afspraken over eigen beheer door de cliënt;
• noodmedicatie of zo nodig-medicatie.

Medicatieopslag is onderdeel van zowel veiligheid als privacy. De inrichting moet passen bij de woonvorm, cliëntgroep en risico’s binnen de organisatie.

Dubbele controle bij medicatie

Bij bepaalde risicovolle medicatie of foutgevoelige handelingen kan een dubbele controle nodig zijn. Wanneer dat nodig is, hangt af van het medicatiebeleid, de cliëntsituatie, het type medicatie en gemaakte afspraken.

De organisatie moet duidelijk beschrijven:

• wanneer dubbele controle nodig is;
• wie de tweede controle uitvoert;
• hoe de controle wordt vastgelegd;
• wat er gebeurt bij twijfel of een afwijking;
• hoe digitale controle wordt gebruikt, indien van toepassing;
• hoe wijzigingen worden gecontroleerd;
• welke afspraken gelden voor medicatie buiten een baxterrol of medicatierol;
• hoe wordt omgegaan met zo nodig-medicatie;
• hoe dubbele controle werkt tijdens nachtdiensten of binnen kleine teams.

Een dubbele controle heeft alleen waarde wanneer de tweede medewerker daadwerkelijk controleert. Een extra paraaf zonder inhoudelijke controle kan juist schijnveiligheid creëren.

Medicatieveiligheid bij EMB

Medicatieveiligheid bij EMB vraagt vaak om extra aandacht. Cliënten met een ernstige meervoudige beperking kunnen meestal niet zelfstandig aangeven dat medicatie verkeerd is gegeven, dat een bijwerking optreedt of dat slikken moeilijk gaat.

Belangrijke aandachtspunten zijn:

• slikveiligheid;
• sondevoeding en medicatie, indien relevant;
• epilepsiemedicatie;
• pijnsignalering;
• veranderingen in alertheid of gedrag;
• medicatie bij spasmen of spasticiteit;
• observatie van bijwerkingen;
• afstemming met arts, apotheek en familie;
• duidelijke signaleringsplannen;
• veilige toediening bij beperkte motoriek;
• goede overdracht tussen diensten;
• nauwkeurige rapportage.

Familie en vertegenwoordigers kunnen waardevolle informatie geven over gedrag, pijnsignalen en mogelijke bijwerkingen. Die kennis kan belangrijk zijn voor goede zorg, maar de organisatie blijft verantwoordelijk voor de professionele uitvoering van het medicatieproces.

Lees ook meer over een EMB zorginstelling starten.

Registratie en dossiervorming

Medicatieveiligheid is moeilijk aantoonbaar zonder goede registratie. Het dossier moet laten zien welke medicatieafspraken gelden, wat is toegediend en hoe afwijkingen zijn opgevolgd.

Leg onder andere vast:

• actuele medicatieafspraken;
• het medicatieoverzicht;
• toedienregistratie;
• wijzigingen in medicatie;
• weigering of gemiste medicatie;
• bijwerkingen of andere signalen;
• zo nodig-medicatie en de reden van gebruik;
• contact met arts of apotheek;
• incidentmeldingen;
• evaluaties;
• afspraken met de vertegenwoordiger;
• eigen beheer of ondersteuning bij inname.

Registratie moet direct, volledig en begrijpelijk zijn. Wanneer medewerkers achteraf moeten reconstrueren wat er is gebeurd, neemt het risico op fouten toe.

Meer hierover lees je bij ECD in de zorg en woonzorg binnen de gehandicaptenzorg.

Medicatiefouten en incidenten

Medicatiefouten moeten altijd serieus worden genomen. Het doel van melden is niet om schuld aan te wijzen, maar om te begrijpen wat er is gebeurd en hoe herhaling kan worden voorkomen.

Voorbeelden van medicatie-incidenten zijn:

• medicatie vergeten;
• verkeerde medicatie gegeven;
• verkeerde dosering;
• medicatie op een verkeerd tijdstip gegeven;
• medicatie aan de verkeerde cliënt gegeven;
• medicatie niet afgetekend;
• een wijziging niet verwerkt;
• medicatie onjuist opgeslagen;
• dubbele controle niet uitgevoerd;
• een bijwerking niet herkend;
• zo nodig-medicatie onvoldoende onderbouwd.

Incidenten moeten worden gemeld, geanalyseerd en opgevolgd. Wanneer uit een incident blijkt dat een proces niet goed werkt, moet dat zichtbaar leiden tot verbeteringen in bijvoorbeeld scholing, beleid, overdracht of werkwijze.

Bekijk ook protocollen in de zorg en interne audits in de zorg.

Samenwerking met arts, apotheek en vertegenwoordigers

Medicatieveiligheid is een gezamenlijke verantwoordelijkheid binnen het medicatieproces. De zorgorganisatie werkt vaak samen met meerdere partijen.

Dat kunnen bijvoorbeeld zijn:

• de voorschrijvend arts;
• huisarts of specialist;
• apotheek;
• verpleegkundige;
• gedragskundige, indien relevant;
• de cliënt, indien mogelijk;
• familie of wettelijk vertegenwoordiger;
• dagbesteding of andere zorglocatie;
• nachtzorg of externe begeleiding.

Maak duidelijke afspraken over:

• wijzigingen in medicatie;
• medicatieoverzichten;
• leveringen;
• bijwerkingen;
• evaluaties;
• retourmedicatie;
• spoedsituaties;
• bereikbaarheid;
• informatie-uitwisseling.

Onduidelijke communicatie tussen verschillende partijen is een belangrijk risico. Daarom moeten verantwoordelijkheden en overdrachtsmomenten goed zijn vastgelegd.

Medicatie bij eigen beheer of gedeeltelijke eigen regie

Sommige cliënten kunnen medicatie volledig of gedeeltelijk zelf beheren. Eigen regie kan belangrijk zijn, maar vraagt wel om een zorgvuldige beoordeling.

Beoordeel bijvoorbeeld:

• of de cliënt medicatie veilig zelf kan beheren;
• of de cliënt doel en gebruik begrijpt;
• of innamemomenten kunnen worden onthouden;
• of ondersteuning nodig is;
• wat er gebeurt bij weigering of vergeten medicatie;
• wie controleert of het goed gaat;
• hoe eigen beheer wordt geëvalueerd;
• wat in het zorgplan wordt vastgelegd;
• wanneer eigen beheer wordt aangepast of gestopt.

Eigen regie mag niet automatisch ten koste gaan van veiligheid. De afspraken moeten passen bij de mogelijkheden, wensen en risico’s van de cliënt.

Interne audits op medicatieveiligheid

Met interne audits kan een zorgorganisatie beoordelen of medicatieafspraken in de dagelijkse praktijk daadwerkelijk worden gevolgd.

Een interne audit kan bijvoorbeeld kijken naar:

• actualiteit van medicatieoverzichten;
• toedienregistratie;
• opslag en houdbaarheid;
• dubbele controle;
• bevoegd en bekwaam handelen van medewerkers;
• opvolging van incidenten;
• afspraken over zo nodig-medicatie;
• verwerking van wijzigingen;
• dossiervorming;
• scholing;
• samenwerking met de apotheek;
• opvolging van verbetermaatregelen.

Een audit moet geen afvinklijst worden. De uitkomsten moeten juist inzicht geven in waar risico’s zitten en welke concrete verbeteringen nodig zijn.

Lees meer over interne audits in de zorg en kwaliteitsadvies voor zorgorganisaties.

Hoe Zorgly helpt bij medicatieveiligheid in de gehandicaptenzorg

Medicatieveiligheid vraagt om meer dan één protocol. Beleid, verantwoordelijkheden, scholing, registraties, controles en incidentopvolging moeten op elkaar aansluiten.

Zorgly helpt zorgaanbieders onder andere met:

• medicatiebeleid;
• medicatieprotocol;
• kwaliteitshandboek;
• protocollen en beleidsdocumenten;
• beleid rond bevoegd en bekwaam handelen;
• incidentenbeleid;
• calamiteitenprocedure;
• zorgplan- en signaleringsformats;
• auditformats;
• verbeterregister;
• personeelsbeleid;
• scholingsbeleid;
• interne audits;
• implementatie en borging in de dagelijkse praktijk.

Zorgly helpt aanbieders in de gehandicaptenzorg om medicatieveiligheid professioneel en aantoonbaar te borgen. Niet door medisch of farmaceutisch advies te geven, maar door beleid, protocollen, verantwoordelijkheden, registraties en verbeterprocessen goed in te richten.

Wil je medicatieveiligheid beter borgen binnen je zorgorganisatie? Zorgly helpt met beleid, protocollen, een kwaliteitshandboek, auditformats en praktische ondersteuning bij de borging.

Veelgestelde vragen over medicatieveiligheid gehandicaptenzorg